Auf die richtige Dokumentation der Fahrten kommt es an!

Dass der Unternehmer ein Fahrzeug fast ausschließlich betrieblich nutzt, kann er nicht durch nachträglich erstellte Unterlagen nachweisen. Dies gilt es zu beachten, wenn ein Investitionsabzugsbetrag (IAB) für die Anschaffung gebildet wird. Empfehlenswert ist ein Fahrtenbuch zu führen. Damit lässt sich die betriebliche PKW-Nutzung richtig dokumentieren.

Das Finanzamt an den PKW-Kosten beteiligen

Steigende Kraftstoffpreise, Versicherungsprämien und Anschaffungskosten lassen inzwischen das Autofahren zu einem kostenspieligen Vergnügen werden. Da ist es nur verständlich, wenn Unternehmer und Selbständige das Finanzamt an den Kosten beteiligen wollen. Welche Möglichkeiten sich dabei ergeben, bestimmt der Anteil der beruflichen und privaten Nutzung. Eine korrekte Dokumentation zur Vorlage bei der Finanzbehörde ist eine wichtige Voraussetzung.

Nachweise unterliegen hohen Anforderungen. Das musste ein Rechtsanwalt vor kurzem erfahren, als das Finanzgericht Münster (FG Münster, Urteil vom 10.07.2019, 7 K 2862 17 E) über dessen Fall darüber vor kurzem entschied. Für die Anschaffung von Fahrzeugen hatte er Investitionsabzugsbeträge gebildet. Das erlaubt es jdoch nur, wenn die private Nutzung eines Fahrzeuges maximal 10% der Fahrleistung beträgt.

Was lässt die 1%-Regelung vermuten?

Den privatn Anteil der Kfz-Nutzung ermittelte der Rechtsanwalt anhand der 1%-Regelung. Dies veranlasste das Finanzamt, die fasst auschließliche betriebliche Nutzung anzuzweifeln und die Investitionsabzugsbeträge im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht anzuerkennen. Gegen diese Entscheidung legte der Rechtsanwalt fristgerecht Einspruch ein. Nach seiner Auffassung ließ die angewandte Methode keine automatischen Rückschlüsse auf eine tatsächliche Nutzung von mehr als den zulässigen 10% zu. Ausserdem standen dem Rechtsanwalt für Privatfahrten weitere Fahrzeuge zur Verfügung.

Da der Rechtsanwalt bisher kein Fahrtbuch geführt hat, wollte er dies durch andere Unterlagen belegen. Als Nachweis seiner betrieblichen Fahrten reichte er eine Liste ein, die seine Mitarbeiterin nachträglich anhand seines Terminkalender erstellte hatte. Die Gesamtkilometer seiner Fahrzeuge dokumentierte er durch entsprechende Händler- und Werkstattrechnungen. Ein Foto vom Tachometer fügte er ebenfalls hinzu. Nach Auswertung der vorgelegten Unterlagen ergab sich ein betrieblicher Anteil der Fahrzeugnutzung von knapp mehr 90%.

Strenge Anforderungen an den Nachweis für die betriebliche Nutzung

Der Argumentation des Rechtsanwalts folgte das Finanzgericht Münster in seinen Ausführungen jedoch nicht und wies die Klage ab. Es begründete seine Entscheidung damit, dass die eingereichten Belege nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch erfüllen. Auch wenn man den Nachweis mithilfe anderer Unterlagen als ausreichend ansähe, würde jedoch die nachträglich erstellte Dokumentation den strengen Maßstäben daran nicht ausreichen. Das Gericht sah es als nicht erwiesen an, dass die aus dem Terminkalender ermittelten Fahrten tatsächlich mit den genannten Fahrzeugen durchgeführt wurden.

Die besonders knappe Unterschreitung der für die Anerkennung des Investionsabzugsbetrags zulässige Privatnutzung von maximal 10% stimmte das Finanzgericht Münster kritisch. Demnach müssten die betrieblichen Fahrten zweifelsfrei belegbar sein. Bisher ist die Entscheidung jedoch noch nicht rechtskräftig. Das Finanzgericht hat die Revision beim Bundesfinanzhof (BFH) zugelassen. Der Bundesfinanzhof führt sie unter dem Aktenzeichen VIII R 24/19.

Fazit: Führen Sie als Unternehmer und Selbständige immer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Unternehmer und Selbständige, die jegliche Zweifel an der betrieblichen und privaten Nutzung eines Fahrzeuges auschließen möchten, erreichen dies am einfachsten durch das Führen eines Fahrtenbuchs. Wichtig dabei ist, dass Sie es äußerst penibel tun. Denn auch die Anforderungen an ein ordgemäß geführtes Fahrtenbuch sind hoch. Helfen können Ihnen dabei Apps oder andere elektronische Lösungen. Damit das Finanzamt sie anerkennt, muss eine Möglichkeit der manuellen nachträglichen Änderung ausgeschlossen sein.

Entscheident ist, dass jede Fahrt mit dem Abfahrts- und Zielort sowie ihrem Zweck dokumentiert wird. Die Eintragungen müssen zeitnah und fortlaufend erfolgen. Außerdem sind alle Aufzeichnungen übersichtlich und lesbar festzuhalten. Abkürzungen sind jedoch zulässig.

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