Die Pauschbeträge für Sachentnahmen 2023 – auch unter den Begriffen „unentgeltliche Wertabgaben“ oder „Eigenverbrauch“ – wurden vom Bundesfinanzministerium neu angepasst.
Jahreswerte für eine Person ohne Umsatzsteuer
Gewerbezweig
ermäßigter Steuersatz
voller Steuersatz
insgesamt
Bäckerei
1.537 EUR
197 EUR
1.734 EUR
Fleischerei / Metzgerei
1.368 EUR
522 EUR
1.890 EUR
Gaststätten aller Art
– mit Abgabe von kalten Speisen
1.678 EUR
579 EUR
2.257 EUR
– mit Abgabe von kalten und warmen Speisen
2.919 EUR
762 EUR
3.681 EUR
Getränkeeinzelhandel
113 EUR
254 EUR
367 EUR
Café und Konditorei
1.481 EUR
550 EUR
2.031 EUR
Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier (Eh.)
663 EUR
0 EUR
663 EUR
Nahrungs- und Genussmittel(Eh.)
1.284 EUR
339 EUR
1.623 EUR
Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln (Eh.)
353 EUR
156 EUR
509 EUR
Hinweis: Es handelt sich um Nettobeträge.
Was sollten Sie noch wissen zur Anwendung von Pauschbeträgen für Sachentnahmen?
Die Pauschbeträge für Sachentnahmen 2023 – unentgeltliche Wertabgaben – wurden auf der Grundlage der vom Statistischen Bundesamt ermittelten Aufwendungen privater Haushalte für Nahrungsmittel und Getränke ermittelt und festgesetzt.
Sie beruhen auf Erfahrungswerte und ermöglichen dem Steuerpflichtigen, die Warenentnahmen monatlich pauschal zu verbuchen. Die Aufzeichnung einer Vielzahl von Einzelentnahmen gem. §148 Satz 1 AO entfällt damit.
Diese Regelung dient der Vereinfachung. Zu- und Abschläge zur Anpassung individueller Verhältnisse – wie zum Beispiel persönliche Ess- und Trinkgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub sind ausgeschlossen bei Anwendung der Pauschbeträge. Werden Betriebe jedoch nachweislich auf Grund einer landesrechtlichen Verordnung, einer kommunalen Allgemeinverfügung oder einer behördlichen Anweisung vollständig geschlossen – wie zum Beispiel während der Corona-Pandemie – kann in diesen Fällen ein zeitanteiliger Ansatz der Pauschbeträge erfolgen.
Der Pauschbetrag stellt einen Jahreswert für eine Person dar. Für Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr entfällt der Ansatz eines Pauschbetrages. Bis zur Vollendung des 12. Lebensjahres ist die Hälfte des jeweiligen Wertes anzusetzen.
Die Pauschbeträge für Sachentnahmen berücksichtigen in der jeweiligen Branche das allgemein übliche Warensortiment für Nahrungsmittel und Getränke. Unentgeltliche Wertabgaben, die weder Nahrungsmittel noch Getränke sind – wie zum Beispiel Tabakwaren, Bekleidungsstücke, Elektrogeräte oder Sonderposten – müssen einzeln aufgezeichnet werden.
Bei gemischten Betrieben – wie zum Beispiel Fleischerei / Metzgerei oder Bäckerei mit Lebensmittelangebot oder Gaststätten – ist der jeweils höhere Pauschbetrag der entsprechenden Gewerbeklasse anzusetzen.
Wann werden Leistungen als wiederkehrend bewertet bei einer Einnahme-Überschuss-Rechnung?
Was die 10-Tage-Regelung bei wiederkehrenden Leistungen – bei einer Einnahme-Überschuss-Rechnung – auslöst und wann sie angewendet wird – ein interessantes Thema. –
Praxis-Tipp – Das Zu- und Abflussprinzip bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG
Bei bestimmten regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen oder Ausgaben müssen bei einer Einnahme-Überschuss-Rechnung die Zahlungen in dem Jahr erfasst werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören.
Der Einnahmen-Überschuss-Rechnung liegt das Zu- und Abflussprinzip zugrunde. Grundsätzlich gilt, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind in dem Jahr zu erfassen, in dem sie zu- bzw. abfließen.
Eine Ausnahme gibt es allerdings bei den wiederkehrenden Zahlungen bzw. Leistungen. Wiederkehrende Leistungen im Sinne des § 197 Abs. 2 BGB sind die Leistungen, die darauf ausgerichtet sind, dass sie in regelmäßig wiederkehrend zu erbringen sind. Einmalige Leistungen fallen nicht darunter.
BFH: 10-Tage-Regelung bei wiederkehrenden Leistungen bzw. Zahlungen
Der BFH hat diese zivilrechtliche Begriffsbestimmung auch für die Anwendung von § 11 EStG übernommen. Das bedeutet, dass diese Grundsätze sowohl für die Umsatzsteuervorauszahlungen als auch für monatlich wiederkehrende zu zahlende Telefonkosten gelten. Voraussetzung ist, dass die Zahlungen beim Jahreswechsel innerhalb von 10 Tagen fällig waren und getätigt worden. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, sind die Aufwendungen – die bis zum 10.01. des Folgejahres geleistet worden sind – im Vorjahr als Betriebsausgaben zu buchen.
Besonderheit bei der Umsatzsteuervorauszahlungen bei der 10-Tage-Regelung
Bei Umsatzsteuervorauszahlungen und Umsatzerstattungen handelt sich grundsätzlich um regelmäßig wiederkehrende Betriebsausgaben- bzw. Einnahmen, sodass auch die 10-Tage-Regelung anzuwenden ist. Das gilt auch für die Umsatzsteuervoranmeldung für das IV. Quartal, die bis zum 10. Januar des Folgejahres abzugeben ist. Das Ereignis liegt innerhalb der 10-Tage-Regelung.
Besonderheit – die Dauerfristverlängerung
Unternehmen, die für die Abgabe ihrer monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen eine Dauerfristverlängerung beantragt haben, müssen die Voranmeldung für den Monat Dezember bis zum 10.02. des Folgejahres abgeben. Dies liegt außerhalb des 10-Tagezeitraums. Allerdings ist die Voranmeldung für den Monat November bis zum 10.01. des Folgejahres einzureichen. Hier ist die 10-Tage-Regelung anzuwenden.
Wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung quartalsweise übermittelt, verschiebt sich der Fälligkeitstermin bei bestehender Dauerfristverlängerung für das IV. Quartal auf den 10.02. des Folgejahres. Aufgrund der Dauerfristverlängerung liegt die Abgabefrist dann außerhalb des 10-Tage-Zeitraums.
10-Tage-Regelung: Keine Änderung des Fälligkeitstermins
Eine Umsatzsteuer-Vorauszahlung – die innerhalb von 10 Tagen nach Ablauf des Kalenderjahres gezahlt wird, ist auch dann im Jahr ihrer wirtschaftlichen Zugehörigkeit abziehbar, wenn der 10. Januar des Folgejahres auf einen Sonnabend, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag fällt – BFH Urteil vom 27.06.2018 – X R 44/16. Die regelmäßige Wiederkehr des Zahlungs- und Fälligkeitstermins beruht auf einer gesetzlichen Regelung – § 18 Abs. 1 Satz 4 UStG. Bei der Ermittlung der Fälligkeit ist allein auf diese gesetzliche Frist abzustellen, nicht hingegen auf eine mögliche Verlängerung der Frist.
Die Zahlung der Umsatzsteuer für den Dezember 2022 – die innerhalb des maßgeblichen 10-Tages-Zeitraums geleistet wird, aber wegen einer Dauerfristverlängerung erst danach fällig wird, kann bei der Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschuss-Rechnung erst im Jahr des Abflusses als Betriebsausgabe berücksichtigt werden – hierzu das BFH-Urteil vom 21.06.2022 – VIII R 25/20.
Fazit: Es kommt allein auf die Frage an, wann eine Zahlung als abgeflossen gilt. Auf die Frage, wie die Fälligkeit im Einzelfall zu bestimmen ist bzw. ob die Frist zur Zahlung der Steuerschuld hinausgeschoben wird, kommt es hingegen nicht an.
Besonderheit – Einzugsermächtigung beim Finanzamt
Wurde dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt, liegt der Abfluss per gesetzlicher Abflussfiktion bereits dann vor, wenn der Unternehmer als getan hat, um die Zahlung der Steuerschuld zum Tag der Fälligkeit zu gewährleisten. Entscheidend ist, dass das Finanzamt berechtigt ist – bis zum 10. Januar abzubuchen. Bei einer Ermächtigung zum Lastschrifteneinzug wird deshalb unterstellt, dass die Umsatzsteuer im Zeitpunkt der Fälligkeit abgeflossen ist. Voraussetzung ist, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung fristgerecht eingereicht wurde und das betroffene Konto zum Tag der Fälligkeit eine ausreichende Deckung aufweist.
Es spielt keine Rolle, wenn das Konto durch das Finanzamt tatsächlich erst später in Anspruch genommen wurde oder auch die Möglichkeit besteht, den Lastschrifteinzug im Anschluss an die Abbuchung zu widerrufen. Eine Zahlung der Umsatzsteuervorauszahlung per Einzugsermächtigung wird daher dem Vorjahr zugeordnet.
Der Wechsel von Computerzubehör – zum Beispiel ein Monitor – bedeutet immer, dass ein Anlagenzugang und ein Anlagenabgang zu erfassen sind.
Austausch von Computerzubehör – Anlagenzugang und Anlagenabgang buchen
Der Computer ist mit seinen Peripheriegeräten – zum Beispiel mit einem Monitor – ist kein einheitliches Wirtschaftsgut. Hierzu siehe: BFH Urteil vom 15.07.2010 – III R 70/08. Es ist durchaus möglich, jedes Peripheriegerät einer Computeranlage zu ersetzen bzw. mit einer anderen Anlage zu kombinieren.
Wenn ein Monitor oder Drucker defekt ist, lohnt sich meistens keine Reparatur der Gerätschaft. Der Unternehmer ersetzt dann den Monitor oder den Drucker durch ein Neugerät, aber niemals die gesamte EDV-Anlage. Den Buchwert des zu ersetzenden Wirtschaftsgutes bucht er als Anlagenabgang und mindert somit den Gewinn.
Wenn der Unternehmer die EDV-Anlage in einer Summe buchhalterisch erfasst hat, ermittelt er nachträglich den Anteil des Kaufpreises für den Monitor bzw. Drucker – ggf. auch durch eine Schätzung.
Hinweis: Verkürzte Nutzungsdauer seit 01.01.2021 möglich
Angeschaffte Wirtschaftsgüter sind regelmäßig über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Bis zum 31.12.2020 betrug diese Computer und Zubehör – soweit kein GWG – drei Jahre. Erst mit dem BMF-Schreiben vom 22.02.2022 – in Ergänzung zum Schreiben vom 26.02.2021 – wurde die Nutzungsdauer für digitale Wirtschaftsgüter auf ein Jahr verkürzt.
Die Neuregelung findet Anwendung für Wirtschaftsjahre – die nach dem 31.12.2020 enden. Ergänzend hierzu, darf die Vorschrift aber auch auf Wirtschaftsgüter angewandt werden, die in den Vorjahren angeschafft wurden und für die eine höhere Nutzungsdauer bisher als Ansatz genommen wurde.
Tipp für die Praxis: Eine vollständige Abschreibung ist möglich.
Die Finanzverwaltung macht in ihrem Schreiben deutlich, dass die Möglichkeit des Ansatzes einer kürzeren Nutzungsdauer grundsätzlich keine Sofortabschreibung darstellt. Es wird aber von der Verwaltung dennoch nicht beanstandet, wenn betroffene Wirtschaftsgüter im Jahr der Anschaffung bzw. Herstellung vollständig abgeschrieben werden.
Ist die Aufrüstung einer EDV-Anlage als Betriebsausgabe abziehbar?
Die Kosten für die Aufrüstung einer EDV-Anlage bzw. eines Personal-Computers (PC) werden den ursprünglichen Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes hinzuaddiert. Dies hat eine Erhöhung des Restbuchwertes zur Folge. Allerdings müsste man in diesem Fall den Buchwert des Computers um den Wert der ausgetauschten Zubehörteile – zum Beispiel Festplatte, Arbeitsspeicher – verringern. Das lässt sich in der Praxis allerdings kaum realisieren, da die Anschaffungskosten der einzelnen PC-Komponenten eher nicht bekannt sind. Der Preis
Der Preis für den Computer ist selten bzw. nie auf die einzelnen Komponenten aufgeteilt. In der Regel wird die Nutzungsdauer des Computers durch die Aufrüstung nicht verlängert. Dies dürfte nur ausnahmsweise der Fall sein, wenn mehrere Erweiterungskomponenten ausgetauscht bzw. ergänzend eingebaut werden.
Buchung bei Aufrüstung einer EDV-Anlage – eines Computers
Die Kosten der Aufrüstung eines Computers werden regelmäßig als sofort abziehbare Betriebsausgabe gebucht. Dabei sollte das Aufwandskonto – Wartungskosten für Hard- und Software – verwendet werden.
Seit dem 01.01.2021 hat sich die steuerliche Abschreibung für Computer geändert. Es kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden.
Computer, Notebook oder Tablet – der Normalfall ist die lineare Abschreibung über 3 Jahre – bis 31.12.2020. Mit Schreiben vom 26.02.2021 ermöglicht das Bundesfinanzministerium – BMF Schreiben vom 26.02.2021, IV C 3 – S 2190/21/10002: 013) die Nutzungsdauer von Computern, Tablett-PCs, Notebooks und Netbooks einschließlich aller Zubehörteile und Peripheriegeräte – wie zum Beispiel Drucker, Scanner etc. – mit 1 Jahr anzusetzen.
Die Bestimmungen des BMF-Schreiben aus 2021 hatten einige Fragen aufgeworfen. Die Finanzverwaltung hat hierauf mit der aktuellen Anpassung des BMF-Schreibens zum 22.02.2022 – BMF Schreiben vom 22.02.2022, IV C 3 – S 2190/21/10002 :025 – reagiert.
Die Regelungen des BMF-Schreibens sind anzuwenden auf Computerhardware – wie zum Beispiel Notebook, Tablet, Desktopcomputer – sowie für immaterielle Wirtschaftsgüter der Betriebs- und Anwendersoftware. Sie gelten für Gewinnermittlungen bei denen das Wirtschaftsjahr nach dem 31.12.2020 endet. Für Wirtschaftsgüter des Privatvermögens, welche für Zwecke zur Erzielung von Einkünften erworben und verwendet werden – wie zum Beispiel ein PC für die Tätigkeit im Homeoffice eines Steuerfachangestellten – gelten die Regelungen der Finanzverwaltung entsprechend.
Hinweis: Die Wirtschaftsgüter Hard- und Software für Computer – welche unter die Neuregelung ab 01.01.2021 fallen – sind in dem vorgenannten BMF-Schreiben abschließend aufgezählt.
Besonderheiten der Anwendung ab 2021
Grundsätzlich gilt die Neuregelung erst für nach dem 31.12.2020 endende Wirtschaftsjahre. Allerdings kann sie auch auf bereits in früheren Wirtschaftsjahren angeschaffte Wirtschaftsgüter angewandt werden, bei denen eine andere als die einjährige Nutzungsdauer zugrunde gelegt wurde.
Mit der aktuellen Ergänzung weist die Finanzverwaltung in Ihrem BMF-Schreiben darauf hin, dass die nach dem Schreiben berechtigten Wirtschaftsgüter der Hard- und Software für Computer grundsätzlich auch weiterhin den Regelungen des § 7 Abs. 1 EStG unterliegen. Das heißt, die dem Steuerpflichtigen mit dem BMF-Schreiben eingeräumte Möglichkeit steuerlich eine kürzere betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer anzusetzen, stellt
ermöglicht nicht die Sofortabschreibung des Wirtschaftsgutes
Wichtig: Die Finanzverwaltung weist aber auch daraufhin, dass nicht beanstandet wird, wenn im Jahr der Anschaffung oder Herstellung das Wirtschaftsgut in voller Höhe angeschrieben wird – abweichend zu § 7 Abs. 1 S. 4 EStG.
Regelungen zur Abschreibung für Computer bis zum 31.12.2020
Die in der nachfolgenden Übersicht dargestellten Regelungen zur Abschreibung von Hard- und Software für Computer gelten für das Handelsrecht und für das Steuerrecht bis zum 31.12.2020.
Möglichkeiten der Abschreibung für Computer, Notebook und Tablet
Gemäß der amtlichen Abschreibungstabelle für die allgemein verwendbaren Wirtschaftsgüter beträgt die Nutzungsdauer für Computer, Notebook und Co. bis zum 31.12.2020 einheitlich 3 Jahre. Der Normalfall ist also die lineare Abschreibung bis zum 31.12.2020 über 3 Jahre.
Diese Abschreibungsmöglichkeiten gab es bei Computer, Notebook und Tablets bis zum 31.12.2020:
Abschreibung
Nutzungsdauer (ND) / Abschreibungssatz
Bemerkungen
Lineare Abschreibung
ND 3 Jahre lineare Abschreibung = 33,3%
Zeitanteilig bei Anschaffung innerhalb eines Jahres
Leistungsabschreibung
de facto nicht anwendbar
Aufgrund der Nutzungsdauer von nur 3 Jahren nicht sinnvoll
Sonderabschreibung
20% zusätzlich zur linearen Abschreibung
Wirkt sich nur in den beiden ersten Jahren gewinnmindernd aus.
Ist nur anwendbar, wenn der Computer selbstständig nutzbar ist.
Pollabschreibung beim Sammelposten
Gleichmäßige Verteilung über 5 Jahre
Einstellung in den Sammelposten sollte möglichst vermieden werden.
Sonderabschreibung möglich
Unternehmer können die Sonderabschreibung gemäß § 7g Abs. 5 und 6 EStG i.H.v. 20% mit der linearen Abschreibung kombinieren, sofern sie die Voraussetzungen des § 7g Abs. 6 EStG erfüllen. D.h. – sie können während des Begünstigungszeitraums bis zu 20% zusätzlich zur linearen Abschreibung geltend machen.
Der Begünstigungszeitraum beträgt 5 Jahre. Da aber die Nutzungsdauer eines Computers 3 Jahre beträgt, können Unternehmer die zusätzlichen 20% de facto nur in den ersten beiden Jahren nutzen.
Wie wird ein Software – Update oder Releasewechsel richtig eingestuft und buchhalterisch erfasst?
Die Aktualisierung von Software erfolgt meist durch ein Update, Upgrade oder Releasewechsel. Hierdurch wird die vorhandene Software in seiner Gebrauchsfähigkeit verbessert oder um weitere Funktionen ergänzt. Hinsichtlich der buchhalterischen Behandlung sind nach IDW RS HFA 11.21 daher folgende Fälle zu unterscheiden.
Betriebsausgabe Carport für betrieblich genützte Fahrzeuge
Ein Carport als Unterstellmöglichkeit für PKWs, Fahrräder oder vielleicht auch LKWs ist dann als Betriebsausgabe steuerlich abzugsfähig, wenn es im Rahmen einer unternehmerischen Tätigkeit hergestellt wird und dem Betriebsvermögen zugeordnet werden kann.
Da ein Carport in der Regel mehr als 150 Euro – Grenze der sofort abziehbaren Betriebsausgaben – in der Herstellung kostet, kann die Herstellung eines Carports nicht als sofort abziehbare Betriebsausgabe geltend gemacht werden, sondern muss im Rahmen der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer über die jährliche Abschreibung für Abnutzung (AfA) gewinnmindernd erfasst werden.
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