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Eine freiwillige Coronavirus-Dokumentation kann spätere Betriebsprüfungen erheblich erleichtern und hilft Ihnen den Überblick zu behalten.

Durch die Corona-Pandemie unterliegen viele Unternehmen und Selbständige behördlichen Einschränkungen und Auflagen, die zudem auch noch bundesweit stark variieren können. Umsatzausfälle infolge der behördlichen Corona-Maßnahmen und die Inanspruchnahme der Corona-Hilfen sind keine Seltenheit. Eine freiwillige Corona-Dokumentation kann helfen, den Überblick nicht zu verlieren und spätere Betriebsprüfungen erheblich zu erleichtern.

Was ist das eigentlich, eine Corona-Dokumentation?

Ziel dieser Dokumentation ist es, einen Überblick über behördliche Auflagen, denen ein Betrieb unterliegt, zu gewinnen und zu dokumentieren. Was gehört dazu?

  • die vorübergehende Senkung der Mehrwertsteuer
  • behördlich angeordnete Schließtage bzw. Schließzeiten
  • der Aufenthalt einer festgelegten Anzahl von Kunden im Ladengeschäft
  • die beschränkte Anzahl der Sitzplätze in einem Restaurant oder einer Bar
  • der Aufbau alternativer Vertriebskanäle

Fragen, wie zum Beispiel:

  • Von wann bis wann haben die Regelungen gegolten?
  • Welche Maßnahmen wurden durch Sie als Unternehmer ergriffen?
  • Welche Auswirkungen hatte die Corona-Pandemie auf Ihr Unternehmen?

sind zum gegenwärtigen Zeitraum noch relativ leicht zu beantworten. Bei einer eventuellen späteren Betriebsprüfung in ca. einem oder zwei Jahren kann das aber schon ganz anders anschauen. Eine gute Corona-Dokumentation ist daher sehr hilfreich, um Sachverhalte bei Betriebsprüfungen sicher aufzuklären. Denn mit Nachfragen zu „Auffälligkeiten“ seitens des Finanzamtes muss immer gerechnet werden. So können u. a. Kalkulationsdifferenzen beseitigt und mögliche Schätzungen vermieden werden.

Wie sollte eine Corona-Dokumentation erstellt werden?

Diese Dokumentation ist freiwillig und nicht verpflichtend. Deshalb gibt es auch keine Vorgaben hinsichtlich des Aufbaus und des Inhalts. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks, kurz ZDH genannt, hat ein Musterformular entworfen, welches kostenlos zum Download zur Verfügung gestellt wurde.

Hinweis: Es besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit des Formulars. Es stellt aber eine gute Starthilfe für die Corona-Dokumentation dar und kann selbstverständlich individuell angepasst werden. Der ZDH aktualisiert es regelmäßig bei Bedarf.

Was sollte in der Corona-Dokumentation erfasst werden?

Allgemein sollte eine Corona-Dokumentation folgende Inhalte erfassen.

  • Welche Vorschriften galten in in welchem Zeitraum (von / bis).
  • Welche Auswirkungen hatten genau diese Vorschriften konkret auf Ihr Unternehmen, d.h. konkret auf die Geschäftstätigkeit, die geschäftlichen Abläufe sowie den Umsatz, die Kosten und den Gewinn.
  • Welche steuerlichen oder sonstigen Corona-Hilfsmaßnahmen haben Sie für Ihr Unternehmen in Anspruch genommen, um späteren Rückforderungsansprüchen staatlicher Finanzhilfen entgegenzuwirken.

Folgende Aufzeichnungen werden zusätzlich vom ZDH empfohlen.

  • Schließtage und Sonderöffnungszeiten
  • abweichende Öffnungszeiten aufgrund von Krankheit, Trauer- oder Mitarbeiterausfällen
  • Überhang der Kartenzahlungen im Vergleich von Bargeldzahlungen, wenn zum Beispiel zum Schutz der Mitarbeiter nur noch Kartenzahlungen akzeptiert wurden
  • Lieferengpässe durch Lieferanten, Aufzeichnung der betroffenen Waren und Warengruppen
  • Schwund und verderblichen Ware, zum Beispiel Gastronomie vergeblicher Einkauf
  • Sachspenden
  • besondere oder durch Corona bedingte Umstände, die zu Umsatzschwankungen führten, zum Beispiel Beschränkung der Sitzplätze in einem Restaurant bei Verzehr vor Ort

Wenn möglich, sollte Ihr Steuerberater oder eine andere fachkompetente Person einbezogen werden, um sicherzustellen, dass alle Sachverhalte korrekt erfasst wurden und die Dokumentation inhaltlich vollständig ist.

Praxis-Hinweis:

Kassenführung auch ohne Umsatz

Die Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen auch weiterhin täglich erfasst werden. Hierzu verweisen wir auf § 146 AO Abs. 1 Satz 1 der Abgabenordnung (AO). Dies hat auch zu erfolgen, wenn der Betrieb an einem Tag keinen Umsatz macht. Auch dann sind im Kassenbuch der Anfangs- und Endbestand zu dokumentieren. Ferner sollte eine entsprechende Dokumentation in einem so genannten Nachweisbuch für betriebliche Besonderheiten erfolgen.

Fazit:

Seien Sie vorbereitet! – Warum?

Schon jetzt ist die Situation an Corona-Hilfspaketen und Corona-Maßnahmen mehr als unübersichtlich. Sie sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. Und keine kann genau sagen, wie lange diese Situation noch anhalten wird. Zwangsläufig kommt es so bei vielen Unternehmen zu „Auffälligkeiten“ in der Buchhaltung bzw. auch zu Abweichungen gegenüber den Vorjahren. Auch die von der Finanzverwaltung durchgeführten Analysen können Auffälligkeiten aufweisen.

Es ist unter diesen Umständen davon auszugehen, dass im kommenden Jahr verstärkt Betriebsprüfungen stattfinden werden, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu prüfen oder die in Anspruch genommenen Corona-Hilfen zu verifizieren.

Der Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung kommt deshalb gerade in den Zeiten der Corona-Krise eine besondere Bedeutung zu. Daher gilt, vorbereitet zu sein, um sich und das Unternehmen im Falle eines Falles zu entlasten.

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