Im Zuge der Abschlussarbeiten muss auch das Sachkonto Bewirtungskosten der Buchhaltung überprüft werden. Lesen Sie in unserem Beitrag, welche Kontrollen durchgeführt werden sollten.
Abzugsfähige und nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
Für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichen Anlass können entstandene Kosten grundsätzlich aus Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Laut Steuergesetz sind hier jedoch einige Einschränkungen zu beachten, sowie formelle Voraussetzungen und Nachweispflichten zu erfüllen.
Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen
- Speisen
- Getränke
- sonstige zum Verzehr bestimmte Genussmittel
- dazugehörige Nebenkosten – wie zum Beispiel Trinkgelder, Garderobengebühren usw.
dargereicht werden. Die Bewirtung von Personen mit Kaffee, Tee, Getränken und Gebäck, zum Beispiel im Rahmen von Besuchen oder Besprechungen, stellt keine Bewirtung im steuerlichen Sinne dar – sofern der Umfang ehr geringfügig ist und es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.
Bewirtungskosten – das sollten Sie wissen
Von den entstandenen Aufwendungen für die Bewirtung können – sofern sie je nach Branche und Einzelfall – als angemessen gelten, 70% als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
30% der Bewirtungsaufwendungen sind als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Die Vorsteuer kann allerdings aus den gesamten Bewirtungskosten – also 100% – geltend gemacht werden, sofern die allgemeinen Voraussetzungen für den Abzug der Vorsteuer erfüllt sind. Hierzu gehört, dass ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg vorliegt. Sind die Aufwendungen nicht angemessen, ist ein Vorsteuerabzug generell ausgeschlossen.
Die steuerlichen Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungskosten sowie die entsprechenden Nachweispflichten sollten im Rahmen der Abstimmung zum Jahresende zumindest stichprobenartig überprüft werden, da diese Belege häufig im Fokus von Betriebsprüfern stehen.
Aufwendungen für die Bewirtung von Arbeitnehmern
Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Mitarbeitern – zum Beispiel bei Betriebsfeiern – können voll abgezogen werden, da solche Bewirtungen in der Regel nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst sind. Hier gilt seit 2015 ein lohnsteuerfreier Freibetrag von 110 EUR pro teilnehmenden Arbeitnehmer. Die diesen diesen Freibetrag übersteigenden Kosten sind vollumfänglich lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann allerdings die Lohnsteuer pauschal mit 25% ermitteln und übernehmen, um die Teilnahme der Mitarbeiter nicht im Nachgang mit anfallender Lohnsteuer zu bestrafen. In die 110-EUR-Freibetragsgrenze sind allerdings auch die Kosten für teilnehmende Partner und Kinder mit einzubeziehen.
Nicht nur zur richtigen Verbuchung, sondern auch der Ordnungsmäßigkeit der Belege gibt es zusätzliche Vorschriften.
Diese Aufzeichnungen sind einfach Pflicht!
Zum Nachweis der Bewirtungsaufwendungen hat der Unternehmer Folgendes schriftlich aufzuzeichnen.
- Ort
- Tag
- geschäftlicher Anlass der Bewirtung
- die Teilnehmer – namentliche Benennung
- die Höhe der Aufwendungen
Der Anlass der Bewirtung sollte so genau wie möglich dokumentiert werden. Pauschale Angaben – wie zum Beispiel „Infogespräch“ oder „Geschäftsessen“ – reichen den Finanzämtern nicht aus.
Die verzehrten Speisen und Getränke müssen aus der Rechnung einzeln aufgeschlüsselt mit Angabe der Einzelpreise hervorgehen. Die Finanzverwaltung erkennt nur noch solche Bewirtungsbelege an, die maschinell erstellt und registriert werden – die früher übliche handschriftliche Zusammenrechnung auf dem Kellnerblock reicht nicht mehr aus.
Ab einem Betrag von 250 EUR muss die Rechnung zusätzlich den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.
Praxis-Tipp
Quick-Check von Betriebsprüfern: Eine beliebt Methode zur schnellen Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit von Bewirtungsbelegen ist bei Betriebsprüfern der Vergleich der dokumentierten Personenzahl mit der Anzahl der Hauptgänge auf dem Bewirtungsbeleg. Gibt es hier bereits Abweichungen, erfolgen in der Regel detaillierte Überprüfungen und zielgerichtete Nachfragen.
Integrieren Sie diesen schnellen Vergleich in Ihre stichprobenartigen Abstimmungsprüfungen mit ein. Es geht schneller und Sie kämpfen mit den Waffen eines Betriebsprüfers.
Für die Geltendmachung von Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgabe sind Höhne und geschäftlicher Anlass zeitnah – spätestens im Rahmen des Monatsabschlusses – schriftlich nachzuweisen. Von einer Abarbeitung der unterjährig gesammelten Bewirtungsbelege im Rahmen des Jahresabschlusses wäre abzuraten.
