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Elektronische Kassen und Aufzeichnungen: BMF veröffentlicht Anwendungserlass zu § 146a AO

Die Kassenführung eines Unternehmens steht immer im Fokus der Finanzverwaltung, speziell digitale Kassensysteme. Ab dem 01.01.2020 gilt für digitale Kassensysteme eine neue Rechtslage. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat nunmehr einen Anwendungserlass veröffentlicht, der § 146 Abgabenordnung (AO) näher präzisiert. Wir haben die wichtigsten Aussagen für Sie zusammengefasst.

Das BMF ergänzt in seinem Schreiben den Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AO) um umfangreiche Anmerkungen zu § 146a AO (BMF, Schreiben v. 17.06.2019, IV A 4 – S 0316-a/18/10001). Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurde mit § 146a AO eine Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungsysteme eingeführt.

Keine Pflicht zur Führung einer elektronischen Kasse

Die sich aus § 146a AO ergebenden Regelungen gelten ab dem 01.01.2020 regelmäßig dann verpflichtend, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Was ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem?

Ein elektronsiches Aufzeichnungssystem ist

  • die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software,
  • welche elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen
  • und somit Grundaufzeichnungen erstellen kann.

Die Regelung gilt also nicht nur für elektronische Kassensysteme. Zwar wird diesen in der Praxis die größte Aufmerksamkeit geschenkt, aber es geht nocht weiter.

Weiterhin ist zu beachten, dass es für nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 gibt, wenn sie die alten Anforderungen erfüllen aber nicht aufrüstbar sind. Diese Kassensysteme dürfen weiterhin verwendet werden.

Ganz wichtig ist aber zu wissen, das es weiterhin keine Pflicht gibt, eine elektronische Kasse zu führen. Die Finanzverwaltung erwähnt diese Tatsache jedoch in ihrem veröffentlichten Schreiben nur am Rande. Sicherlich weil ihr daran gelegen ist, dass grundsätzlich jeder betroffene Steuerpflichtige seine Kasse elektronisch führt. Stellt sich die Frage, wie lange es noch dauern wird bis elektronsiche Kassensysteme gesetzlich vorgeschrieben werden. Zur Zeit ist dies aber noch nicht der Fall. Trotz verschiedener Mängel ist das vorliegende Schreiben ein Anfang die verschiedenen Aspekte des § 146a AO zu berücksichtigen und verschafft einen guten Überblick über die ab dem 01.01.2020 geltenden Regelungen.

Rechtlicher Hintergrund

Durch § 146a AO in Zusammenhang mit der Möglichkeit einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO werden Anforderungen elektronischer Aufzeichnungsysteme einer Norm unterworfen. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen insbesondere durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung gesichert sein. Der Steuerpflichtige ist dazu verpflichtet, digitale Aufzeichnungen auf einem Speichermedium zu sichern und der Finanzverwaltung nach § 146a Abs. 1 AO zur Verfügung zu stellen. Weiterhin schreibt das Gesetz eine grundsätzliche Belegausgabepflicht ( §146a Abs. 2 AO), eine Verordnungsermächtigung zur Regelung von Einzelheiten ( §146a Abs. 3 AO) sowie eine Anzeigepflicht für Steuerpflichtige über wesentliche Aspekte des elektronischen Aufzeichnungssystems ( §146a Abs. 4 AO) vor.

 

Wesentlicher Inhalt des BMF-Schreibens zu digitalen Kassensystemen

Die wesentlichen Punkte des BMF-Schreibens vom 17.06.2019, welches die verschiedenen Aspekte des § 146a AO näher erläutert, lässt sich wie folgt zusammenfassen.

Abschnitt 1 – Allgemeines und Begriffsdefinition

Definiert werden die Begriffe elektronische Aufzeichnungsysteme, elektronische oder computergestütze Kassensysteme, der Schutz durch zertifizierte technische Sicherungseinrichtungen, die Schutzziele, der Vorgang, die Transaktion, der Geschäftsvorfall sowie weitere Vorgänge. Teilweise erfolgt der Verweis auf andere Regelungen.

Abschnitt 2 – Sachlicher und zeitlicher Anwendungsbereich

Ganz klar kommt zum Ausdruck, dass alle elektronischen Aufzeichnungssysteme den Anforderungen der GoBD gerecht werden müssen. § 146a AO gilt allerdings nur für elektronische Kassensysteme. Die Bestimmung gilt grundsätzlich ab dem 01.01.2020, wobei aber die oben erwähnten Übergangsbestimmungen zu beachten sind.

Abschnitt 3 – Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Hier werden verschiedene Anforderungen und Komponenten genannt. Einen wesentlichen Schwerpunkt der Darstellung betrifft die Protokollierung.

Abschnitt 4 – Einheitliche digitale Schnittstelle für die steuerliche Außenprüfung und Nachschau

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine solche vorhanden sein muss. Hierzu werden die möglichen Formate benannt.

Abschnitt 5 – Gesetzliche Anforderungen an den Beleg

Die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Rechnung bleiben unberührt.

Abschnitt 6 – Belegausgabe

Belege müssen ab dem 01.01.2020 von denjenigen ausgegeben werden, die die Geschäftsvorfälle mit Hilfe elektronischer Aufzeichnungsysteme erfassen. Belege können in Papierform oder elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Letzteres gilt aber nur, wenn der Kunde zustimmt. Die Ausgabe des Belegs muss in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs erfolgen. Der Kunde muss den Beleg nicht annehmen. Das Finanzamt kann aus Billigkeitsgründen eine Befreiung von der Belegausgabepflicht dem Steuerpflichtigen erteilen. Dies gilt insbesondere beim Verkauf einer Vielzahl von Artikeln an nicht bekannte Personen.

Abschnitt 7 – Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

Ausfallzeiten sind grundsätzlich zu dokumentieren und Ausfälle sind unverzüglich zu beheben.

Abschnitt 8 – Elektronische Aufbewahrung

Eine elektronische Aufbewahrung der Aufzeichnungen ist nur dann zulässig, wenn der spätere Export der Daten gesichert ist.

Abschnitt 9 – Mitteilungspflicht

Einzelheiten ergeben sich aus § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung.

Abschnitt 10 – Verweise zur Zertifizierung

Zur Zertifizierung wird auf ein gesondertes BMF-Schreiben vom 12.06.2018 und die KassensicherungsVO verwiesen.

Abschnitt 11 – Verbot des gewerbsmäßigen Bewerbens und In-Verkehr-Bringens nach § 146a Abs. 1 Satz 5 AO

Das Bewerben oder in den Verkehr bringen von Soft- oder Hardware, die den Anforderungen des § 146a AO nicht entspricht, ist grundsätzlich verboten. Es werden die Sanktionen eines Verstoßes dargestellt.

Abschnitt 12 – Rechtsfolgen

Zu den Rechtsfolgen bei Verstoß gegen § 146a AO wird ausgeführt, dass die Erfüllung nicht mit Zwangsmaßnahmen erzwungen werden kann.