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Die Rechnungslegung – worauf kommt es bei der Bezeichnung von gelieferten Produkten an? Worauf sollten Sie bei einer Rechnung beachten, damit Ihnen der Betriebsausgabe und der Vorsteuerabzug gewährleistet sind?

Mit Schreiben vom 01.12.2021 hat das BMF die Rechtsprechung des BFH zur Leistungsbeschreibung in einer Rechnung im Großen und Ganzen übernommen und den Anwendungserlass zum Umsatzsteuergesetz entsprechend geändert.

Hinweis: Bei teuren Produkten werden höhere Anforderungen an die Beschreibung in der Rechnungslegung gestellt.

Was man unter einer handelsüblichen Bezeichnung verstehen kann, ist eine Auslegungssache. Dementsprechend unterschiedlich erden die Aussagen darüber sein – was als handelsüblich anzusehen ist. Es war deshalb erfreulich, dass der BFH zu dieser Frage Auslegungshilfen gegeben hat und mitunter auch einer übermäßigen formalen Auslegung der Finanzverwaltung eine klare Absage erteilte.

Es ist nach Auffassung des BFH so, dass danach zu unterscheiden ist, mit welchen Artikeln gehandelt wird und wie im Einzelfall die Umstände sind. Im Großen und Ganzen kann man aber sagen, dass die Anforderungen an die Beschreibung bei teuren Produkten höher sind als bei Massenartikeln. Bei Massenware kann ehr eine allgemeine Beschreibung ausreichend sein. Da im Zweifelfall die Nachweispflicht, dass die Bezeichnung mit einer bloßen Gattung – zum Beispiel Bluse, Hose, T-Shirt usw. – als im Einzelfall handelsüblich anzusehen ist, jedoch den Unternehmer trifft, ist es empfehlenswert in der Rechnungslegung besser eine genauere Bezeichnung anzugeben. Auf diese Weise erspart sich der Steuerpflichtige bei einer Betriebsprüfung die Diskussion mit der Finanzverwaltung.

Gesetzliche Grundlagen – Rechnungen – was ist wichtig?

Einer ordnungsgemäßen Rechnung kommt bekannterweise im Umsatzsteuerrecht eine zentrale Bedeutung zu. Insbesondere ist ohne eine solche kein Vorsteuer- und Betriebskostenabzug durch den Leistungsempfänger zulässig. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG sind Menge und Art – handelsübliche Bezeichnung – der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der erbrachten Leistung in der Rechnung zu benennen. Wie dies auszulegen ist, hat der BFH in verschiedenen Urteilen klargestellt.

Grundzüge des BMF-Schreibens

Die wesentlichen Aspekte des BMF-Schreibens vom 01.12.2021 lassen sich wie folgt zusammenfassen.

Quelle: BMF, Schreiben vom 01.12.2021, III C 2 – S7280 – a/19/10002:00

  • Die Bezeichnung einer Leistung in der Rechnung muss so gewählt sein, dass ein Abgleich zwischen der in Rechnung gestellten und der gelieferten Ware möglich ist. Insbesondere muss ausgeschlossen werden können, dass eine Leistung mehrfach abgerechnet wird. Die Prüfung muss eindeutig und leicht nachprüfbar sein.
  • Regelmäßig wird die Bezeichnung – die nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG erforderlich ist – mit der handelsüblichen Bezeichnung übereinstimmen. Sollte dies nicht der Fall, kann dies aber trotzdem für § 14 Abs. 1 Nr. 5 UStG ausreichend sein, wenn die Bezeichnung handelsüblich ist.
  • Was als handelsüblich anzusehen ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Handelsüblich ist eine Bezeichnung, wenn sie unter Berücksichtigung von Handelsstufe, Art und Inhalt der Lieferung den Erfordernissen von Kaufleuten genügt und der Begriff in den Verkehrskreisen allgemein verwendet wird.
  • Der Unternehmer ist nachweispflichtig – das heißt: er muss nachweisen, dass eine Bezeichnung auf der betroffenen Handelsstufe handelsüblich ist.
  • Eine alternative handelsübliche Bezeichnung ist nur bei Lieferungen möglich. Bei sonstigen Leistungen ist dies nicht vorgesehen. Dienstleistungen sind so zu bezeichnen, dass sie eindeutig identifizierbar sein.
  • Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass wird in den Abschnitten 14.5. Abs. 1 Satz 4, Abs. 15 Satz 3 bis 5, Abschnitt 15.2a Abs. 4 entsprechend geändert.
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