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1. Umsatzsteuer und Rechnungspflichten

Was gilt bei der Rechnungslegung? Welche grundsätzlichen Anforderungen sollte ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen? In welchen Fällen ist eine Rechnung zu erstellen?

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Hierbei ist es egal, wie das Dokument bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Eine Rechnung kann auch aus mehren Dokumenten bestehen (§ 31 UStDV), aus denen sich die Pflichtangaben insgesamt ergeben.

Grundlegende Anforderungen an die Rechnungslegung und das Kontrollsystem

Das Umsatzsteuergesetz stellt folgende grundsätzliche Anforderungen an Rechnungen, deren Einhaltung insbesondere der Rechnungsempfänger prüfen sollte.

  • Echtheit der Herkunft
  • Unversehrtheit des Inhalt
  • Lesbarkeit

Wie die Anforderungen gewährleistet werden, kann jeder Unternehmer selbst festlegen. Dafür gibt es verschiedene innerbetriebliche Kontrollverfahren. Diese ermöglichen einen zuverlässigen Kontrollpfad zwischen Rechnung und Leistung.

Rechnungen werden auch im digitalen Zeitalter häufig noch in Papierform übermittelt. Elektronische Rechnungen – im elektronischen Format ausgestellt und empfangen – sind den Papierrechnungen zwischenzeitlich gleichgestellt, setzen aber die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung voraus. Die Echtheit und Unversehrtheit können bei elektronischen Rechnungen zum Beispiel durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch ein EDI-Verfahren gewährleistet werden.

Wer muss bis wann eine Rechnung ausstellen?

Umsetzsteuerrechtlich muss der Unternehmer, wenn er eine Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen ausgeführt hat, eine Rechnung ausstellen. Dafür hat er ab dem Zeitpunkt der Ausführung der Leistung 6 Monate Zeit. Bei innergemeinschaftlichen Sachverhalten – wie innergemeinschaftliche Lieferungen oder sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet – gelten kürzere Fristen. Hier müssen den Rechnungen bis zum 15. des Folgemonats der Umsatzausführung erstellt sein.

Bei umsatzsteuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück hat der Unternehmer für die Rechnung ebenfalls 6 Monate Zeit. Selbiges gilt auch, wenn die Leistungen für eine Privatperson ausgeführt werden. Das Umsatzsteuerrecht sieht aber keine Verpflichtung vor, bei Leistungen an Privatpersonen eine Rechnung zu stellen. Der Unternehmer wird natürlich auch ohne explizite Verpflichtung eine Rechnung stellen, um seine Leistung vergütet zu bekommen.

Auch für bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 – 28 UStG besteht keine umsatzsteuerrechtliche Verpflichtung zur Rechnungsstellung.

2. Pflichtangaben auf einer Rechnung

Der Vorsteuerabzug kann versagt werden, wenn nicht alle Pflichtangaben in einer Rechnung enthalten sind, die das Umsatzsteuergesetz vorgibt. Gerade bei hohen Rechnungen empfiehlt sich deshalb eine sorgfältige Prüfung.

Damit eine Rechnung umsatzsteuerrechtlich zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie die folgenden Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten.

  • den vollständigen Namen und die vollständige Adresse des leistenden Unternehmers und die des Leistungsempfängers
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-Id.Nr.) des leistenden Unternehmers
  • das Ausstellungsdatum
  • eine Rechnungsnummer – fortlaufend, einmalig vergeben, mit einer oder mehreren Zahlenreichen
  • die Menge und Art – handelsübliche Bezeichnung – der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Bei Vorauszahlungen bzw. Anzahlungen den Zeitpunkt der Vereinnahmung des (Teil- ) Entgelts, sofern dieser feststeht und nicht dem Ausstellungsdatum der Rechnung entspricht.
  • das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen – sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung, zum Beispiel Skonto
  • den anzuwenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  • Im Reverse-Charge-Verfahren entfällt der gesonderte Steuerausweis bzw. bei Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

An sogenannte Kleinbetragsrechnungen werden deutlich geringere Anforderungen gestellt.

Bei innergemeinschaftlichen Leistungen ist eine USt-IdNr. erforderlich!

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder sonstigen Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG – B2B-Leistungen -muss die Rechnung stets die USt-IdNr. sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers enthalten.

Bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften nach § 25b UStG muss in der Rechnung über die Lieferung an den letzten Abnehmer auf das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts und die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers hingewiesen werden. Auch hier sind die USt-IdNr. des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers auszuweisen. Der gesonderte Steuerausweis entfällt.

Hinweis zur Aufbewahrungsfrist von Rechnungen an Privatpersonen

Bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen die Rechnungen zudem einen Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten, wenn dieser kein Unternehmer ist bzw. ein Unternehmer ist, die Leistung aber nicht für sein Unternehmen bezogen hat.

Alternative Bemessungsgrundlage bei Leistungen an Angehörige

Sofern die sogenannte Mindestbemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 5 UStG zur Anwendung kommt – zum Beispiel bei verbilligten Leistungen an nahestehende Personen – müssen die Bemessungsgrundlage – statt des Entgelt – und der darauf entfallende Steuerbetrag angeben werden.

Abrechnung einer Gutschrift

Wird eine Rechnung nicht durch den Leistungserbringer, sondern durch den Leistungsempfänger erstellt – eine sogenannte Gutschrift – muss sie die Angabe „Gutschrift“ unbedingt enthalten. Die Abrechnung per Gutschrift muss zuvor vereinbart worden sein. Widerspricht der leistende Unternehmer einer vereinbarten Gutschrift, gilt sie nicht mehr als Rechnung.

Hinweis: Eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn darf nicht mit einer kaufmännischen Gutschrift verwechselt werden, wie sie häufig zur Korrektur von Rechnungen verwendet wird, zum Beispiel zur Entgeltminderung bei mangelhafter Lieferung oder Leistung.

Neue Pflichtangaben ab 2013

Seit Mitte 2013 sind bestimmte Hinweise in Rechnungen – auch vom Wortlaut her – zwingend vorgeschrieben. Das betrifft neben der Angabe „Gutschrift“ auch Hinweise auf die Anwendung der Sonderregelungen für Reiseleistungen und die Differenzbesteuerung. Ebenso muss bei dem sogenannten Reverse-Charge-Verfahren auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft mit dem Wortlaut „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ hingewiesen werden.

3. Kleinbetragsrechnungen und Pflichtangaben

Die sogenannten Kleinbetragsrechnungen müssen im Gegensatz zu den normalen Rechnungen nur geringere Anforderungen erfüllen. Dieses Erleichterungen gelten allerdings nicht immer.

Bis zum 31.12.2016 galt eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung, wenn sie 150 EUR brutto nicht überschritt. Ab 01.01.2017 gilt als Grenze ein Bruttobetrag von 250 EUR. Es sind folgende Angaben dann ausreichend.

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art – handelsübliche Bezeichnung – der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
  • anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung

Allgemeine Hinweise wie zum Beispiel „inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer“ sind nicht ausreichend. Werden in einer Rechnung Leistungen abgerechnet, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, müssen für die verschiedenen Steuersätze unterliegenden Leistungen die jeweiligen Summen angegeben werden.

Die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen gelten nicht bei:

  • grenzüberschreitenden Versandhandel (§ 3c UStG)
  • innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG)
  • Reverse-Charge-Leistungen (§ 13b UStG)

Das Risiko bei falschen Zusatzangaben!

Wenn Kleinbetragsrechnungen über die geforderten Mindestangaben hinaus Angaben enthalten – zum Beispiel Name und Anschrift des Leistungsempfängers – sollten diese allerdings auch vollständig und korrekt sein. Ansonsten ist der Vorsteuerabzug unter Umständen nicht gewährleistet. Im Zweifel sollten diese Zusatzangaben besser unterbleiben.

Erhöhung des Grenzbetrages auf 250 EUR

Rückwirkend zum 01.01.2017 wurde der Höchstbetrag für Kleinbetragsrechnungen auf 250 EUR brutto erhöht. Zuvor galt eine Grenze von 150 EUR brutto. Der Bundesrat hat dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz, das diese Erhöhung enthält, am 12.05.2017 zugestimmt.

Ab wann gilt der neue Grenzbetrag?

Die Erhöhung des Grenzbetrages auf 250 EUR gilt rückwirkend zum 01.01.2017 – entscheidend für die Anwendung ist das Leistungsdatum, der Zeitpunkt zu dem die der Rechnung zugrundeliegende Leistung oder Lieferung ausgeführt wurde. So verhielt es ebenfalls auch bei der letzten Erhöhung zum 01.01.2007 – vergl. BMF – Schreiben vom 18.10.2006. Dementsprechend kann auch in den Fällen, in denen das (Teil- ) Entgelt noch in 2016 vereinnahmt wurde, der Umsatz aber erst in 2017 ausgeführt wird, der erhöhte Grenzbetrag in Anspruch genommen werden. In den meisten Fällen werden aber bei Kleinumsätzen die Leistung und die Erteilung der Rechnung ohnehin zeitlich zusammentreffen, zum Beispiel bei Kassenbons, Bewirtungs- oder Taxibelegen. Da die Erhöhung ohnehin mit einiger Verspätung rückwirkend eingeführt wurde, wird es wohl nur wenige Fälle geben, in denen sich derartige Fragen stellen dürften.

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