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GmbH-Gründung künftig im Homeoffice möglich

Digitalisierungsrichtlinie

Mit der Digitalisierungsrichtlinie wird ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung des Gesellschaftsrechts gemacht. GmbH-Gründung künftig von zu Hause aus möglich?

Mit der Digitalisierungsrichtlinie gibt es ab dem 01.08.2022 die Möglichkeit zur (Bar-) Online-Gründung von GmbHs und UGs (haftungsbeschränkt),

Möglichkeit zur Online-Gründung durch die Digitalisierungsrichtlinie

Wer in Deutschland eine GmbH gründen möchte, muss dazu persönlich bei einem Notar erscheinen. Doch warum sollte man sich in einer Zeit, in der die Digitalisierung auf dem Vormarsch ist, Videokonferenzen in der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken sind, nicht auch online mit einem Notar treffen können?

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Neue Förderung für die Digitalisierung des Mittelstands – „Digital Jetzt“

Digitale Technologien und Know-how entscheiden heut ein der Arbeits- und Wirtschaftswelt über die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Damit auch der Mittelstand die wirtschaftlichen Potenziale der Digitalisierung ausschöpfen kann, unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU.

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Die elektronische Rechnung

Was sollten Unternehmen bei der Einführung der elektronischen Rechnung beachten?

Im Zuge der Digitalisierung gewinnen elektronische Rechnungen immer mehr an Bedeutung. Aber gerade kleine Unternehmen haben noch viele Vorbehalte. Viele haben bisher die wesentlichen Vorteile noch nicht richtig erkannt. Bei der Einrichtung elektronischer Rechnungen sollten verschiedene Aspekte unbedingt berücksichtigt werden. Gern erklären wir Ihnen in unserem Beitrag was wichtig ist.

Seit die Finanzbehörden elektronische Rechnungen auch ohne digitale Unterschrift anerkennen, sind die Diskussionen über diese Art der Rechnungslegung intensiver geworden. Für Unternehmen ergeben sich aus der Nutzung elektronischer Rechnungen vor allem eine Zeit- und Kostenersparnis. Damit diese Vorteile effektiv genutzt werden können und es keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt gibt, müssen allerdings bestimmte Kriterien erfüllt werden.

In jedem Unternehmen muss grundsätzlich ein frei gestaltbarer Prozess mit elektronischen Rechnungen realisiert werden. Der folgende Beitrag informiert Sie über grundlegende Anforderungen und gibt Ihnen eine Orientierung. Bitte berücksichtigen Sie aber, dass individuelle Bedingungen der Unternehmen auch eine wichtige Rolle spielen.

Leitfaden zur Einführung der elektronischen Rechnung im Unternehmen

Eingangsbearbeitung der elektronischen Rechnung

Es muss sichergestellt sein, das eingehende Rechnungen zeitnah bearbeitet werden, wobei wir eine tägliche Prüfung des Rechnungseingangs empfehlen. Für den Rechnungseingang empfiehlt es sich allein aus Übersichtsgründen, eine eigene E-Mail-Adresse einzurichten. Diese teilen Sie Ihren Kunden und Lieferanten mit.

Prüfen Sie alle eingegangenen Dokumente auf Lesbarkeit. Bestehen Sie darauf, dass Kunden und Lieferanten die Rechnungen im PDF-Format senden. Kennzeichnen Sie alle eingegangenen Rechnungen in dem Sie die Dokumente in einem separaten Verzeichnis auf dem PC abspeichern. So behalten Sie bequem die Übersicht.

Rechnungsprüfung der elektronischen Rechnung

Auch bei digital erstellten Rechnungen müssen Zahlungsziel und formelle Anforderungen geprüft werden. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Herkunft der Rechnung korrekt ist. Vergleichen Sie hierzu die Absenderdaten und die Bankverbindung. Die sachliche Prüfung der elektronischen Rechnung kann wie bei einer Papierrechnung durch Vergleich mit dem Lieferschein oder Auftrag erfolgen. Bei der formellen Prüfung müssen die notwendigen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG kontrolliert und Doppelzusendungen herausgefiltert werden.

Geprüfte und nicht zu beanstandende Rechnungen sollten als solche markiert werden und in ein hierfür vorgesehenes Verzeichnis verschoben werden.

Was geschieht mit fehlerhaften Rechnungen? Hierfür sollte im Vorfeld eine konkrete Regelung getroffen werden. Auch diese Dokumente können in ein dafür auf dem PC extra angelegtes Verzeichnis geschoben werden. Senden Sie die fehlerhafte Rechnung an den Absender zurück und bitten sie ihn diese zu korrigieren. Erst dann ist ein Rechnungsausgleich durch Zahlung möglich.

Buchung der elektronischen Rechnung

Sind die Rechnungen richtig erstellt und sachlich geprüft, erfolgt die zeitnahe Erfassung durch Sie selbst oder eine durch Sie beauftragte Person in der Finanzbuchhaltung. Das elektronische Dokument wird mit einem Kontierungsvermerk versehen.

Zahlung der elektronischen Rechnung

Überweisen Sie jede Rechnung innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels und beachten Sie die Skontofristen. Vermeiden Sie unbedingt Doppelzahlungen. Wie bei Papierrechnungen sollte zwischen Zahlung und digitalem Dokument ein Bezug hergestellt werden, indem bei der Überweisung die Kunden- und Rechnungsnummer angeben wird. Dies erleichtert auch den Abgleich der offenen Posten in der Buchhaltung. Wir empfehlen Ihnen weiterhin das 4-Augen-Prinzip beizubehalten, analog der bisherigen Vorgehensweise bei Papierrechnungen.

Archivierung der elektronischen Rechnung

Auch elektronsiche Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und uneingeschränkt lesbar zur Verfügung stehen. Es muss gewährleistet sein, dass diese nicht verändert werden können. Dazu sollten die Rechnungen möglichst im PDF-Format rechtssicher und unveränderbar in einem Verzeichnis abgespeichert werden. Achten Sie dabei auf ein einheitliches und langfristig gültiges Schema. Das Verzeichnis sollte regelmäßig gesichert und in regelmäßigen Abständen auf andere Medien übertragen werden. Grund dafür ist, dass elektronische Speichermedien im Zeitalter heutzutage relativ schnell veralten.

Für den gesamten Prozess der Digitalisierung von Rechnungen ist zu prüfen, ob man das einheitliche Format für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD, www.ferd.net) verwenden möchte. Damit verwenden Sie einheitliche Standards im Datenaustausch. Das neue Format der Version 2 entspricht der internationalen Standardisierung und ist international anwendbar.

Was gilt grundsätzlich bei elektronischen Rechnungen?

Prüfen Sie, ob man sich bei den sich bei den aufgeführten Arbeitsschritten an die Vorgehensweise von Papierrechnungen anlehnen kann. Sie können dadurch den Arbeitsaufwand minimieren und Arbeitsprozesse einheitlich gestalten. Halten Sie die Bestimmungen der DSVGO (datenschutz-Grundverordnung) ein. Sorgen Sie für eine rechtssichere Archivierung der E-Mails. Falls erforderlich, stimmen Sie sich mit einer für den Datenschutz verantwortlichen Person im Unternehmen ab.

Zustimmung von Kunden und Lieferanten

Voraussetzung für die Einführung der elektronischen Rechnung ist, dass Kunden und Lieferanten dem Versand elektronischer Rechnungen zustimmen. Sie sollten daher vorab schriftlich zugestimmt haben, auch wenn dies nicht zwingend vorgeschrieben ist. Bei Geschäftskunden gilt die Zustimmung als erteilt, wenn diese eine elektronische Rechnung bezahlt haben.

Bei Anfragen von Lieferanten prüfen Sie, ob diese die Rechnungen im PDF-Format übermitteln und ob Änderungen in den eigenen betrieblichen Abläufen erforderlich sind. Dies betrifft auch die Nutzung vorhandener EDV. Eventuell ist die Unterstützung der Lieferanten bei der Umsetzung erforderlich.

XML- Rechnung

Rechnungen im PDF-Format sind im Sinne des Gesetzes keine echten elektronischen Rechnungen. Dies ist nur bei den so genannten XRechnungen der Fall. Behörden und große Unternehmen bestehen immer mehr auf XRechnungen. Deshalb sollten Sie nach der Umstellung auf PDF-Rechnungen prüfen, ob eine weitere Umstellung in ca. 2-3 Jahren auf XRechnungen realisierbar ist. Grundsätzlich unterstützen moderne Buchaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme den XML-Standard. Auch bei Umstellung auf ZUGFerD erhalten Sie Unterstützung.