Freistellungsbescheinigung für Bauleistungen

Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung für Bauleistungen prüfen – Bauabzugsteuer von 15% vermeiden

Die Freistellungsbescheinigung aus Sicht des Auftragnehmers

Alle Unternehmen, die Bauleistungen erbringen und ihren Kunden deshalb eine Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt für Bauabzugssteuer ausgehändigt haben, sollten die Gültigkeit dieser Freistellungsbescheinigung unbedingt regelmäßig überprüfen. Viele Freistellungsbescheinigungen verlieren zum Jahreswechsel ihre Gültigkeit.

Folgende Unternehmen sollten den Check ihrer Freistellungsbescheinigung durchführen.

  • Unternehmen, die Bauleistungen im Auftrag gegeben haben
  • Zusammenschlüsse von Unternehmen, z. Bsp. Personengesellschaften oder Arbeitsgemeinschaften aus dem Baugewerbe
  • Generalunternehmer, die nicht selbst Bauleistungen ausführen, aber mit dem Leistungsempfänger über die Leistungen von Subunternehmer abrechnen

Diese Steuerpflichtigen fallen unter den Anwendungsbereich des Steuerabzugs für Bauleistungen nach § 48 EStG.

Wir empfehlen die an die Kunden ausgehändigten Freistellungsbescheinigungen zur Bauabzugssteuer zu prüfen. Eine gültige Freistellungsbescheinigung verhindert, dass die Kunden bei Begleichung der Rechnung 15% Bauabzugssteuer einbehalten und diese an das Finanzamt abführen. Gleiches gilt auch für Zahlung durch Aufrechnung. Auch hier muss zum Zeitpunkt der Aufrechnung eine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegen.

Hinweis zur Bagatellgrenze

Keine Steuerabzugspflicht besteht, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich die folgenden Freigrenzen nicht übersteigt.

Die Freigenze von 15.000 EUR ist bei Leistungsempfängern anzuwenden, die ausschließlich steuerfreie Vermietungsumsätze nach § 4 Nr. 12 UStG ausführen. Die Freigrenze von 5.000 EUR gilt für steuerpflichtige Umsätze. Hierfür muss der Unternehmer eine Prognose seiner voraussichtlichen Gegenleistung je leistenden Unternehmer erstellen.

Wie kann das Überschreiten der Freigrenze vermieden werden?

Oftmals kann durch die Verschiebung einer Gegenleistung in das Folgejahr das Überschreiten der Freigrenzen von 15.000 EUR bzw. 5.000 EUR verhindert werden.

Was ist zu tun, wenn die Freistellungsbescheinigung für Bauleistungen ungültig ist und was sollten Bauunternehmer beachten?

Ist eine Freistellungsbescheinigung ungültig geworden, sollten Bauunternehmer folgendermaßen vorgehen.

  • Bei ihrem zuständigen Finanzamt ist umgehend eine neue Freistellungsbescheinigung zur Bauabzugssteuer zu beantragen.
  • Diese ist schnellstmöglich nach Erhalt an die Kunden auszuhändigen.
  • Sollten Zahlungen anstehen, verständigen Sie sich über einen Zahlungsaufschub bis die neue Freistellungsbescheinigung vorliegt. Das verhindert den Einbehalt der Bauabzugssteuer von 15 Prozent durch den Auftraggeber.

Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung und wann sollten Unternehmer handeln?

Die Freistellungsbescheinigung gilt ab dem Tag der Ausstellung durch das zuständige Finanzamt. Unternehmen sollten 6 Monate vor Ablauf der Bescheinigung einen Antrag auf Erteilung einen neuen Freistellungsbescheinigung stellen. Das Finanzamt erteilt dann eine Folgebescheinigung. Eine automatische Verlängerung erfolgt nicht. Der Antrag muss vom Unternehmer schriftlich gestellt werden.

Was sind Gefährdungstatbestände?

Bereits das Vorhandensein von Steuerrückständen oder die wiederholte Abgabe unrichtiger Steuererklärungen kann als Gefährdungstatbestand angesehen werden. Das Finanzamt kann die Ausstellung einer Freistellungsbescheinigung verweigern. Jedoch darf die Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt nicht als Druckmittel für ausstehende Steuerbeträge eingesetzt werden.

Existenzgründer und auftragsbezogene Tätigkeiten

Bei Existenzgründern und Unternehmen, die nur kurzfristig auftragsbezogene Leistungen im Inland ausführen, muss das Finanzamt nach § 48b Abs. 2 EStG eine Freistellungsbscheinigung erteilen. Ein Ermessen hat das Finanzamt in diesen Fällen nicht.

Die Freistellungsbescheinigung aus Sicht des Auftraggebers

Für Unternehmen, die Bauleistungen nach § 48 ff. EStG in Auftrag geben, muss zum Zeitpunkt der Begleichung der erhaltenen Rechnung eine gültige Freistellungsbescheinigung des Auftragnehmers vorliegen. Ist die Freistellungsbescheinigung ungültig muss die Bauabzugssteuer von 15 Prozent einbehalten und an das Finanzamt abgeführt werden. Bei Nichteinbehalt kann das Finanzamt den Auftraggeber für den Betrag in Haftung nehmen.

Die Freistellungsbescheinigung ist ungültig. Was sollten Sie als Auftraggeber tun?

Hat die vom Auftragnehmer ausgehändigte Freistellungsbescheinigung ihre Gültigkeit verloren, empfehlen wir für den Auftraggeber folgende Vorgehensweise.

  • Fordern Sie den Auftragnehmer schriftlich auf, eine gültige Freistellungsbescheinigung zur Bauabzugssteuer vorzulegen.
  • Wird eine Rechnung zur Zahlung fällig und es liegt keine gültige Freistellungsbescheinigung vor, muss aus Gründen der Haftung und deren Vermeidung die Bauabzugssteuer von 15 Prozent einbehalten und an das Finanzamt abgeführt werden. Alternativ könnte auch ein neues Zahlungsziel vereinbart werden. Das neue Zahlungsziel wäre dann das Datum an dem die Freistellungsbescheinigung vorliegt.

Finanzkonten-Informationsaustauschgesetz

Automatischer Informationsaustausch über (ausländische) Finanzkonten in Steuersachen zum 30.09.2019

Nach den Regelungen des Finanzkonten-Informaionsaustauschgesetzes werden Informationen über Finanzkonten in Steuersachen zum 30.09.2019 für 2018 zwischen dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und der zuständigen Behörde des jweils anderen Staates automatisch ausgestauscht.

Dem Bundeszentralsamt für Steuern (BZSt) wurden hierfür von den meldenden Finanzinstituten die Finanzkontendaten zu den meldepflichtigen Konten nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz elektronisch im Wege der Datenfernübertragung zum 31.07.2019 übermittelt. Das Bundesfinanzministerium gab mit Schreiben vom 26.06.2019 die finale Staatenliste für den automatischen Austausch von Informationen über Finanzkonten in Steuersachen zum 30.09.2019 bekannt. Darin enthalten sind 94 Staaten, wobei weitere folgen sollen.

Gemeldet werden u.a. Name, Adresse, Kontonummer, Kontostände von Depots und Einlagekonten sowie Verkaufserlöse aus Finanzgeschäften, Treuhandgesellschaften und Stiftungen. Meldepflichtig sind nicht nur Konten von natürlichen, sondern auch von juristischen Personen sowie Rechtsträgern einschließlich Trusts und Stiftungen. Darüber hinaus umfasst der Standard auch die Pflicht zur Prüfung passiver Non Financial Entities, also die diese Rechtsträger tatsächlich beherrschen, also die Mitteilung der dahinter stehenden wirtschaftlichen Berechtigten.

Hinweis: Steuerpflichtige  die von den Folgen des Informationsaustauschgesetzes betroffen sind, müssen eine Selbstanzeige machen. Dies sollte noch vor „Entdecken der Tat“ durch das Finanzamt erfolgen. Lassen Sie sich hierzu zwingend beraten!

Betriebliche PKW-Nutzung (FG-Urteil Münster)

Auf die richtige Dokumentation der Fahrten kommt es an!

Dass der Unternehmer ein Fahrzeug fast ausschließlich betrieblich nutzt, kann er nicht durch nachträglich erstellte Unterlagen nachweisen. Dies gilt es zu beachten, wenn ein Investitionsabzugsbetrag (IAB) für die Anschaffung gebildet wird. Empfehlenswert ist ein Fahrtenbuch zu führen. Damit lässt sich die betriebliche PKW-Nutzung richtig dokumentieren.

Das Finanzamt an den PKW-Kosten beteiligen

Steigende Kraftstoffpreise, Versicherungsprämien und Anschaffungskosten lassen inzwischen das Autofahren zu einem kostenspieligen Vergnügen werden. Da ist es nur verständlich, wenn Unternehmer und Selbständige das Finanzamt an den Kosten beteiligen wollen. Welche Möglichkeiten sich dabei ergeben, bestimmt der Anteil der beruflichen und privaten Nutzung. Eine korrekte Dokumentation zur Vorlage bei der Finanzbehörde ist eine wichtige Voraussetzung.

Nachweise unterliegen hohen Anforderungen. Das musste ein Rechtsanwalt vor kurzem erfahren, als das Finanzgericht Münster (FG Münster, Urteil vom 10.07.2019, 7 K 2862 17 E) über dessen Fall darüber vor kurzem entschied. Für die Anschaffung von Fahrzeugen hatte er Investitionsabzugsbeträge gebildet. Das erlaubt es jdoch nur, wenn die private Nutzung eines Fahrzeuges maximal 10% der Fahrleistung beträgt.

Was lässt die 1%-Regelung vermuten?

Den privatn Anteil der Kfz-Nutzung ermittelte der Rechtsanwalt anhand der 1%-Regelung. Dies veranlasste das Finanzamt, die fasst auschließliche betriebliche Nutzung anzuzweifeln und die Investitionsabzugsbeträge im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht anzuerkennen. Gegen diese Entscheidung legte der Rechtsanwalt fristgerecht Einspruch ein. Nach seiner Auffassung ließ die angewandte Methode keine automatischen Rückschlüsse auf eine tatsächliche Nutzung von mehr als den zulässigen 10% zu. Ausserdem standen dem Rechtsanwalt für Privatfahrten weitere Fahrzeuge zur Verfügung.

Da der Rechtsanwalt bisher kein Fahrtbuch geführt hat, wollte er dies durch andere Unterlagen belegen. Als Nachweis seiner betrieblichen Fahrten reichte er eine Liste ein, die seine Mitarbeiterin nachträglich anhand seines Terminkalender erstellte hatte. Die Gesamtkilometer seiner Fahrzeuge dokumentierte er durch entsprechende Händler- und Werkstattrechnungen. Ein Foto vom Tachometer fügte er ebenfalls hinzu. Nach Auswertung der vorgelegten Unterlagen ergab sich ein betrieblicher Anteil der Fahrzeugnutzung von knapp mehr 90%.

Strenge Anforderungen an den Nachweis für die betriebliche Nutzung

Der Argumentation des Rechtsanwalts folgte das Finanzgericht Münster in seinen Ausführungen jedoch nicht und wies die Klage ab. Es begründete seine Entscheidung damit, dass die eingereichten Belege nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch erfüllen. Auch wenn man den Nachweis mithilfe anderer Unterlagen als ausreichend ansähe, würde jedoch die nachträglich erstellte Dokumentation den strengen Maßstäben daran nicht ausreichen. Das Gericht sah es als nicht erwiesen an, dass die aus dem Terminkalender ermittelten Fahrten tatsächlich mit den genannten Fahrzeugen durchgeführt wurden.

Die besonders knappe Unterschreitung der für die Anerkennung des Investionsabzugsbetrags zulässige Privatnutzung von maximal 10% stimmte das Finanzgericht Münster kritisch. Demnach müssten die betrieblichen Fahrten zweifelsfrei belegbar sein. Bisher ist die Entscheidung jedoch noch nicht rechtskräftig. Das Finanzgericht hat die Revision beim Bundesfinanzhof (BFH) zugelassen. Der Bundesfinanzhof führt sie unter dem Aktenzeichen VIII R 24/19.

Fazit: Führen Sie als Unternehmer und Selbständige immer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Unternehmer und Selbständige, die jegliche Zweifel an der betrieblichen und privaten Nutzung eines Fahrzeuges auschließen möchten, erreichen dies am einfachsten durch das Führen eines Fahrtenbuchs. Wichtig dabei ist, dass Sie es äußerst penibel tun. Denn auch die Anforderungen an ein ordgemäß geführtes Fahrtenbuch sind hoch. Helfen können Ihnen dabei Apps oder andere elektronische Lösungen. Damit das Finanzamt sie anerkennt, muss eine Möglichkeit der manuellen nachträglichen Änderung ausgeschlossen sein.

Entscheident ist, dass jede Fahrt mit dem Abfahrts- und Zielort sowie ihrem Zweck dokumentiert wird. Die Eintragungen müssen zeitnah und fortlaufend erfolgen. Außerdem sind alle Aufzeichnungen übersichtlich und lesbar festzuhalten. Abkürzungen sind jedoch zulässig.

Vorsteuer aus dem Gemeinschaftsgebiet geltend machen

Die Frist für den Antrag auf Vorsteuervergütung aus dem Gemeinschaftsgebiet endet am 30.09.2019!

Der Antrag auf Vorsteuervergütung für Vorsteuerbeträge aus dem Gemeinschaftsgebiet muss bis zum 30.09.2019 elektronisch gestellt werden. Auf was müssen Sie achten und welche Angaben sind erforderlich? Wir verschaffen Ihnen einen Überblick.

Vorsteuerbeträge für den Bezug von Waren aus dem Gemeinschaftsgebiet kann ein im Inland ansässiges Unternehmen nicht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen. Die Vorsteuerbeträge können nur in dem Mitgliedsstaat geltend gemacht werden, in dem der Eingangsumsatz besteuert wird. Für die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs müsste sich das inländische Unternehmen im Gemeinschaftsgebiet registrieren lassen. Damit sich ein Unternehmen nicht in jedem einzelnen EU-Land für umsatzsteuerliche Zwecke registrieren lassen muss, wurde das Vorsteuervergütungsverfahren eingeführt.

Elektronische Antragstellung auf Vorsteuervergütung

Das im Inland (Deutschland) ansässige Unternehmen hat den Antrag auf Erstattung gezahlter Vorsteuerbeträge aus dem EU-Gemeinschaftsgebiet mit einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu stellen. Das Unternehmen hat die zu erstattende Vorsteuer selbst zu berechnen.

Für jedes EU-Land ist ein gesonderter Antrag zu fertigen. Ein einheitlicher Betrag für mehrere verschiedene Mitgliedsstaaten ist nicht statthaft. Die Antragstellung ist nur durch authentifizierte Antragsteller möglich.

Durch die Weiterleitung des Antrages auf Vorsteuervergütung für Vorsteuern aus dem Gemeinschaftsgebiet durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erfolgt die Bestätigung über die Unternehmereigenschaft des Antragstellers automatisch. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) prüft die Zulässigkeit des Antrags. Es stellt fest, ob die im Antrag vom Unternehmenen angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) zutreffend ist, zum Unternehmen gehört und das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Ist der Antrag nach Prüfung zulässig, leitet das Bundesamt für Steuern (BZSt) ihn an das zuständige EU-Land weiter.

Keine Bestätigung der Unternehmereigenschaft nötig

Eine Bescheinigung über die Bestäigung der Unternehmereigenschaft (USt 1 TN) ist nicht erforderlich. Diese Bescheinigung ist nur bei Anträgen auf Vorsteuervergütungen aus dem Drittland zwingend notwendig.

Fristende 30.09.2019 – eine Ausschlussfrist

Neun Monate nach Ablauf eines Kalenderjahres endet die Antragsfrist, für das der Antrag auf Vorsteuervergütung gestellt werden soll. Der Antrag auf Vorsteuervergütung ist somit spätestens bis zum 30.09.2019 für das Kalender 2018 elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einzureichen. Sollte die Frist nicht eingehalten werden können, hat der Steuerpflichtige die Möglichkeit einen Antrag auf Widereinsetzung in den vorigen Stand nach § 110 AO zu stellen. Da es sich bei dem 30.09.2019 um eine Ausschlussfrist handelt, ist diese nicht verlängerbar. Ein Antrag auf Fristverlängerung wäre ohne Erfolg.

Elektronische Bestätigung

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) sendet dem Unternehmen eine elektronische Bestätigung über den Eingang des Antrags auf Vorsteuervergütung. Zusätzlich erhält der Antragsteller vom EU-Mitgliedsland, welches den Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weitergeleitet bekommen hat, auf elektronischem Weg eine Information über den Eingang des Antrags. Diese elektronischen Bestätigungen sind gleichzeitig der Nachweis für die fristgerechte Antragstellung und müssen deshalb aufbewahrt werden.

Erstattungsantrag nur bei Erreichen eines Mindesbetrages möglich

Der Antrag auf Vorsteuervergütung muss mindestens einen Erstattungsbetrag von 50 EUR erreichen. Beträge unter 50 EUR können nicht im Rahmen des Vorsteuervergütensverfahrens erstattet werden. Der Vorsteuervergütungsbetrag muss mindestens 400 EUR betragen, wenn der Antrag nur einen Zeitraum von 3 Monaten umfasst.

Angaben im Antrag auf Vorsteuervergütung

Der Versteuervergütungsantrag muss mindestens die folgenden Angaben enthalten, damit er richtig gestellt ist:

  • EU-Mitgliedsstaat, in dem die Vorsteuer bezahlt wurde
  • Name und Anschrift des Unternehmens (Antragstellers)
  • E-Mail-Adresse für die elektronische Kommunikation
  • Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, für die die Gegenstände oder sonstigen Leistungen erworben wurden
  • Vergütungszeitraum
  • Erklärung des Unternehmens (Antragstellers), dass es im Mitgliedsstaat der Vorsteuererstattung keine Lieferungen bewirkt oder sonstige Leistungen ausgeführt hat (mit Ausnahme bestimmter steuerfreier Beförderungsleistungen)
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wahlweise Steuernummer des Unternehmens (Antragsstellers)
  • gültige Bankverbindung des Unternehmens

Für jede Rechnung, für die eine Erstattung der Vorsteuer vom Unternehmen begehrt wird und die dem Antrag begefügt ist, sind die folgenden Angaben ergänzend hinzufügen:

  • Name und Anschrift des Lieferers oder Erbringers der Leistung
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferers oder Erbringers der sonstigen Leistung
  • Präfix des Mitgliedsstaats der Erstattung
  • Datum und Nummer der Rechnung bzw. des Einfuhrdokumentes
  • Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag in der Währung des Mitgliedsstaats
  • Betrag der abziehbaren Vorsteuer in der Währung des Mitgliedsstaats
  • Art der erworbenen Gegenstände bzw. erhaltenen sonstigen Leistungen, aufgeschlüsselt nach bestimmten Kennziffern

Jeder EU-Mitgliedsstaat kann weitere Informationen vom Antragsteller anfordern. Zusätzliche Informationen finden Sie dazu auf der Internetseite des Bundeszentralsamtes für Steuern (BZSt).

Innerhalb von vier Monaten nach Eingang des Vergütungsantrages entscheidet das EU-Mitgliedsland über die Gewährung oder Versagung der Erstattung der Vorsteuer. Der Antragsteller erhält eine schriftliche Entscheidung über seinen Antrag.

Digitale Kassensysteme – neue Rechtslage ab 01.01.2020 (BMF)

Elektronische Kassen und Aufzeichnungen: BMF veröffentlicht Anwendungserlass zu § 146a AO

Die Kassenführung eines Unternehmens steht immer im Fokus der Finanzverwaltung, speziell digitale Kassensysteme. Ab dem 01.01.2020 gilt für digitale Kassensysteme eine neue Rechtslage. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat nunmehr einen Anwendungserlass veröffentlicht, der § 146 Abgabenordnung (AO) näher präzisiert. Wir haben die wichtigsten Aussagen für Sie zusammengefasst.

Das BMF ergänzt in seinem Schreiben den Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AO) um umfangreiche Anmerkungen zu § 146a AO (BMF, Schreiben v. 17.06.2019, IV A 4 – S 0316-a/18/10001). Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurde mit § 146a AO eine Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungsysteme eingeführt.

Keine Pflicht zur Führung einer elektronischen Kasse

Die sich aus § 146a AO ergebenden Regelungen gelten ab dem 01.01.2020 regelmäßig dann verpflichtend, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Was ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem?

Ein elektronsiches Aufzeichnungssystem ist

  • die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software,
  • welche elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen
  • und somit Grundaufzeichnungen erstellen kann.

Die Regelung gilt also nicht nur für elektronische Kassensysteme. Zwar wird diesen in der Praxis die größte Aufmerksamkeit geschenkt, aber es geht nocht weiter.

Weiterhin ist zu beachten, dass es für nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 gibt, wenn sie die alten Anforderungen erfüllen aber nicht aufrüstbar sind. Diese Kassensysteme dürfen weiterhin verwendet werden.

Ganz wichtig ist aber zu wissen, das es weiterhin keine Pflicht gibt, eine elektronische Kasse zu führen. Die Finanzverwaltung erwähnt diese Tatsache jedoch in ihrem veröffentlichten Schreiben nur am Rande. Sicherlich weil ihr daran gelegen ist, dass grundsätzlich jeder betroffene Steuerpflichtige seine Kasse elektronisch führt. Stellt sich die Frage, wie lange es noch dauern wird bis elektronsiche Kassensysteme gesetzlich vorgeschrieben werden. Zur Zeit ist dies aber noch nicht der Fall. Trotz verschiedener Mängel ist das vorliegende Schreiben ein Anfang die verschiedenen Aspekte des § 146a AO zu berücksichtigen und verschafft einen guten Überblick über die ab dem 01.01.2020 geltenden Regelungen.

Rechtlicher Hintergrund

Durch § 146a AO in Zusammenhang mit der Möglichkeit einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO werden Anforderungen elektronischer Aufzeichnungsysteme einer Norm unterworfen. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen insbesondere durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung gesichert sein. Der Steuerpflichtige ist dazu verpflichtet, digitale Aufzeichnungen auf einem Speichermedium zu sichern und der Finanzverwaltung nach § 146a Abs. 1 AO zur Verfügung zu stellen. Weiterhin schreibt das Gesetz eine grundsätzliche Belegausgabepflicht ( §146a Abs. 2 AO), eine Verordnungsermächtigung zur Regelung von Einzelheiten ( §146a Abs. 3 AO) sowie eine Anzeigepflicht für Steuerpflichtige über wesentliche Aspekte des elektronischen Aufzeichnungssystems ( §146a Abs. 4 AO) vor.

 

Wesentlicher Inhalt des BMF-Schreibens zu digitalen Kassensystemen

Die wesentlichen Punkte des BMF-Schreibens vom 17.06.2019, welches die verschiedenen Aspekte des § 146a AO näher erläutert, lässt sich wie folgt zusammenfassen.

Abschnitt 1 – Allgemeines und Begriffsdefinition

Definiert werden die Begriffe elektronische Aufzeichnungsysteme, elektronische oder computergestütze Kassensysteme, der Schutz durch zertifizierte technische Sicherungseinrichtungen, die Schutzziele, der Vorgang, die Transaktion, der Geschäftsvorfall sowie weitere Vorgänge. Teilweise erfolgt der Verweis auf andere Regelungen.

Abschnitt 2 – Sachlicher und zeitlicher Anwendungsbereich

Ganz klar kommt zum Ausdruck, dass alle elektronischen Aufzeichnungssysteme den Anforderungen der GoBD gerecht werden müssen. § 146a AO gilt allerdings nur für elektronische Kassensysteme. Die Bestimmung gilt grundsätzlich ab dem 01.01.2020, wobei aber die oben erwähnten Übergangsbestimmungen zu beachten sind.

Abschnitt 3 – Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Hier werden verschiedene Anforderungen und Komponenten genannt. Einen wesentlichen Schwerpunkt der Darstellung betrifft die Protokollierung.

Abschnitt 4 – Einheitliche digitale Schnittstelle für die steuerliche Außenprüfung und Nachschau

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine solche vorhanden sein muss. Hierzu werden die möglichen Formate benannt.

Abschnitt 5 – Gesetzliche Anforderungen an den Beleg

Die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Rechnung bleiben unberührt.

Abschnitt 6 – Belegausgabe

Belege müssen ab dem 01.01.2020 von denjenigen ausgegeben werden, die die Geschäftsvorfälle mit Hilfe elektronischer Aufzeichnungsysteme erfassen. Belege können in Papierform oder elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Letzteres gilt aber nur, wenn der Kunde zustimmt. Die Ausgabe des Belegs muss in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs erfolgen. Der Kunde muss den Beleg nicht annehmen. Das Finanzamt kann aus Billigkeitsgründen eine Befreiung von der Belegausgabepflicht dem Steuerpflichtigen erteilen. Dies gilt insbesondere beim Verkauf einer Vielzahl von Artikeln an nicht bekannte Personen.

Abschnitt 7 – Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

Ausfallzeiten sind grundsätzlich zu dokumentieren und Ausfälle sind unverzüglich zu beheben.

Abschnitt 8 – Elektronische Aufbewahrung

Eine elektronische Aufbewahrung der Aufzeichnungen ist nur dann zulässig, wenn der spätere Export der Daten gesichert ist.

Abschnitt 9 – Mitteilungspflicht

Einzelheiten ergeben sich aus § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung.

Abschnitt 10 – Verweise zur Zertifizierung

Zur Zertifizierung wird auf ein gesondertes BMF-Schreiben vom 12.06.2018 und die KassensicherungsVO verwiesen.

Abschnitt 11 – Verbot des gewerbsmäßigen Bewerbens und In-Verkehr-Bringens nach § 146a Abs. 1 Satz 5 AO

Das Bewerben oder in den Verkehr bringen von Soft- oder Hardware, die den Anforderungen des § 146a AO nicht entspricht, ist grundsätzlich verboten. Es werden die Sanktionen eines Verstoßes dargestellt.

Abschnitt 12 – Rechtsfolgen

Zu den Rechtsfolgen bei Verstoß gegen § 146a AO wird ausgeführt, dass die Erfüllung nicht mit Zwangsmaßnahmen erzwungen werden kann.

Die elektronische Rechnung

Was sollten Unternehmen bei der Einführung der elektronischen Rechnung beachten?

Im Zuge der Digitalisierung gewinnen elektronische Rechnungen immer mehr an Bedeutung. Aber gerade kleine Unternehmen haben noch viele Vorbehalte. Viele haben bisher die wesentlichen Vorteile noch nicht richtig erkannt. Bei der Einrichtung elektronischer Rechnungen sollten verschiedene Aspekte unbedingt berücksichtigt werden. Gern erklären wir Ihnen in unserem Beitrag was wichtig ist.

Seit die Finanzbehörden elektronische Rechnungen auch ohne digitale Unterschrift anerkennen, sind die Diskussionen über diese Art der Rechnungslegung intensiver geworden. Für Unternehmen ergeben sich aus der Nutzung elektronischer Rechnungen vor allem eine Zeit- und Kostenersparnis. Damit diese Vorteile effektiv genutzt werden können und es keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt gibt, müssen allerdings bestimmte Kriterien erfüllt werden.

In jedem Unternehmen muss grundsätzlich ein frei gestaltbarer Prozess mit elektronischen Rechnungen realisiert werden. Der folgende Beitrag informiert Sie über grundlegende Anforderungen und gibt Ihnen eine Orientierung. Bitte berücksichtigen Sie aber, dass individuelle Bedingungen der Unternehmen auch eine wichtige Rolle spielen.

Leitfaden zur Einführung der elektronischen Rechnung im Unternehmen

Eingangsbearbeitung der elektronischen Rechnung

Es muss sichergestellt sein, das eingehende Rechnungen zeitnah bearbeitet werden, wobei wir eine tägliche Prüfung des Rechnungseingangs empfehlen. Für den Rechnungseingang empfiehlt es sich allein aus Übersichtsgründen, eine eigene E-Mail-Adresse einzurichten. Diese teilen Sie Ihren Kunden und Lieferanten mit.

Prüfen Sie alle eingegangenen Dokumente auf Lesbarkeit. Bestehen Sie darauf, dass Kunden und Lieferanten die Rechnungen im PDF-Format senden. Kennzeichnen Sie alle eingegangenen Rechnungen in dem Sie die Dokumente in einem separaten Verzeichnis auf dem PC abspeichern. So behalten Sie bequem die Übersicht.

Rechnungsprüfung der elektronischen Rechnung

Auch bei digital erstellten Rechnungen müssen Zahlungsziel und formelle Anforderungen geprüft werden. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Herkunft der Rechnung korrekt ist. Vergleichen Sie hierzu die Absenderdaten und die Bankverbindung. Die sachliche Prüfung der elektronischen Rechnung kann wie bei einer Papierrechnung durch Vergleich mit dem Lieferschein oder Auftrag erfolgen. Bei der formellen Prüfung müssen die notwendigen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG kontrolliert und Doppelzusendungen herausgefiltert werden.

Geprüfte und nicht zu beanstandende Rechnungen sollten als solche markiert werden und in ein hierfür vorgesehenes Verzeichnis verschoben werden.

Was geschieht mit fehlerhaften Rechnungen? Hierfür sollte im Vorfeld eine konkrete Regelung getroffen werden. Auch diese Dokumente können in ein dafür auf dem PC extra angelegtes Verzeichnis geschoben werden. Senden Sie die fehlerhafte Rechnung an den Absender zurück und bitten sie ihn diese zu korrigieren. Erst dann ist ein Rechnungsausgleich durch Zahlung möglich.

Buchung der elektronischen Rechnung

Sind die Rechnungen richtig erstellt und sachlich geprüft, erfolgt die zeitnahe Erfassung durch Sie selbst oder eine durch Sie beauftragte Person in der Finanzbuchhaltung. Das elektronische Dokument wird mit einem Kontierungsvermerk versehen.

Zahlung der elektronischen Rechnung

Überweisen Sie jede Rechnung innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels und beachten Sie die Skontofristen. Vermeiden Sie unbedingt Doppelzahlungen. Wie bei Papierrechnungen sollte zwischen Zahlung und digitalem Dokument ein Bezug hergestellt werden, indem bei der Überweisung die Kunden- und Rechnungsnummer angeben wird. Dies erleichtert auch den Abgleich der offenen Posten in der Buchhaltung. Wir empfehlen Ihnen weiterhin das 4-Augen-Prinzip beizubehalten, analog der bisherigen Vorgehensweise bei Papierrechnungen.

Archivierung der elektronischen Rechnung

Auch elektronsiche Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und uneingeschränkt lesbar zur Verfügung stehen. Es muss gewährleistet sein, dass diese nicht verändert werden können. Dazu sollten die Rechnungen möglichst im PDF-Format rechtssicher und unveränderbar in einem Verzeichnis abgespeichert werden. Achten Sie dabei auf ein einheitliches und langfristig gültiges Schema. Das Verzeichnis sollte regelmäßig gesichert und in regelmäßigen Abständen auf andere Medien übertragen werden. Grund dafür ist, dass elektronische Speichermedien im Zeitalter heutzutage relativ schnell veralten.

Für den gesamten Prozess der Digitalisierung von Rechnungen ist zu prüfen, ob man das einheitliche Format für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD, www.ferd.net) verwenden möchte. Damit verwenden Sie einheitliche Standards im Datenaustausch. Das neue Format der Version 2 entspricht der internationalen Standardisierung und ist international anwendbar.

Was gilt grundsätzlich bei elektronischen Rechnungen?

Prüfen Sie, ob man sich bei den sich bei den aufgeführten Arbeitsschritten an die Vorgehensweise von Papierrechnungen anlehnen kann. Sie können dadurch den Arbeitsaufwand minimieren und Arbeitsprozesse einheitlich gestalten. Halten Sie die Bestimmungen der DSVGO (datenschutz-Grundverordnung) ein. Sorgen Sie für eine rechtssichere Archivierung der E-Mails. Falls erforderlich, stimmen Sie sich mit einer für den Datenschutz verantwortlichen Person im Unternehmen ab.

Zustimmung von Kunden und Lieferanten

Voraussetzung für die Einführung der elektronischen Rechnung ist, dass Kunden und Lieferanten dem Versand elektronischer Rechnungen zustimmen. Sie sollten daher vorab schriftlich zugestimmt haben, auch wenn dies nicht zwingend vorgeschrieben ist. Bei Geschäftskunden gilt die Zustimmung als erteilt, wenn diese eine elektronische Rechnung bezahlt haben.

Bei Anfragen von Lieferanten prüfen Sie, ob diese die Rechnungen im PDF-Format übermitteln und ob Änderungen in den eigenen betrieblichen Abläufen erforderlich sind. Dies betrifft auch die Nutzung vorhandener EDV. Eventuell ist die Unterstützung der Lieferanten bei der Umsetzung erforderlich.

XML- Rechnung

Rechnungen im PDF-Format sind im Sinne des Gesetzes keine echten elektronischen Rechnungen. Dies ist nur bei den so genannten XRechnungen der Fall. Behörden und große Unternehmen bestehen immer mehr auf XRechnungen. Deshalb sollten Sie nach der Umstellung auf PDF-Rechnungen prüfen, ob eine weitere Umstellung in ca. 2-3 Jahren auf XRechnungen realisierbar ist. Grundsätzlich unterstützen moderne Buchaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme den XML-Standard. Auch bei Umstellung auf ZUGFerD erhalten Sie Unterstützung.

Geschenke an Geschäftspartner

Nicht alle Kosten für Geschenke dürfen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Wir verschaffen Ihnen einen kurzen Überblick.

Welche Geschenke sind eine abzugsfähige Betriebsausgabe? Nicht jedes Geschenk an einen Geschäftspartner stellt eine abzugsfähige, gewinnmindernde Betriebsausgabe dar. Deshalb sollte die Auswahl des Geschenkes mit Betacht erfolgen und es müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Wichtigen Geschäftspartnern möchte man gerne besondere Geschenke machen, die schnell die Freigrenze von 35,00 Euro netto überschreiten. Wer jdoch sein Geschenk sorgfältig auswählt, muss auf den Betriebausgaben- und Vorsteuerabzug nicht verzichten.

Es ist keine Seltenheit, dass im Rahmem einer Außenprüfung Sachgeschenke festgestellt werden, die der Beschenkte nicht aus Betriebseinnahme buchhalterisch erfasst hat. Dies hat zur Folge, dass nachträglich Steuern erhoben werden. Ein Geschenk könnte somit den gewünschten Effekt verfehlen. Dies können Sie jedoch vermeiden.

Geschenke müssen in der korrekten Höhe und auf dem richtigen Sachkonto erfasst werden. Weiterhin sind einige Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, damit Sie als Unternehmer von einem Betriebsausgabenabzug profitieren können. Kann eine Bewirtung auch als Geschenk deklariert werden?

Verjährung von Forderungen

Wichtig ist es die 3-Jahres-Frist bei Forderungen im Blick zu haben und frühzeitig zu handeln.

Mit Ablauf des 31.12. eines jeden Kalenderjahres verjähren alle Zahlungsansprüche des täglichen Geschäftsverkehrs, die der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren unterliegen. Wichtige Informationen zu Verjährungsfrist und Mahnverfahren finden Sie in unserem Blog-Beitrag.

Die gesetzliche Regelverjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt 3 Jahre. Das bedeutet, dass sich nach Ablauf dieser Frist u.a. für Forderungen aus Kauf- und Werkverträgen der Schuldner auf die Verjährung seiner Schuld berufen und die Erfüllung des Anspruchs verweigern kann. Sie als Unternehmer können Ihren Anspruch nicht mehr erfolgreich gerichtlich durchsetzen, obwohl dieser rechtlich gesehen weiterhin besteht, der Schulder sich aber auf die Einrede der Verjährung beruft (§ 214 BGF).

Unsere Tipps zum betrieblichen Forderungsmanagement

Vor Ablauf des aktuellen Kalenderjahres sollten 3 Jahre alte Forderungen geprüft werden. Zum Beispiel verjähren mit Ablauf des 31.12.2019 alle Forderungen, die im Kalenderjahr 2016 enstanden sind (§ 199 Abs. 1 BGB). Entstanden ist der Anspruch auf einen Kaufpreis oder Werklohn, wenn der Unternehmer seine vertragliche Leistung erbracht hat. Auf die Rechnungslegung kommt es nicht an. Deshalb muß ein Unternehmer rechtzeitig vor dem 31.12. 2019 prüfen, ob er im Kalenderjahr 2016 Leistungen an einen Kunden erbracht hat, die noch nicht bezahlt sind, und sich für eine geeignete Maßnahme zur Forderungsbeitreibung entscheiden.

Mahnungen verhindern die Verjährung von Forderungen nicht

Mahnungen, ob in mündlicher oder schriftlicher Form, können eine Verjährung niemals verhindern. Zahlen Kunden nach Erhalt einer Mahnung eine Rate, hat dies den Vorteil, dass die Verjährung unterbrochen (§ 212 BGB) wird und ab der Zahlung – Tag genau – erneut 3 Jahre läuft, ohne den Eintritt der Verjährung.

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten und Verjährung der Forderungen hemmen

Der Vorteil eines gerichtlichen Mahnverfahrens ist, dass die Verjährung durch Antrag und Erlass eines Mahnbescheides gehemmt wird (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Für Forderungen aus dem Kalenderjahr 2016 muss vor Ablauf des Kalenderjahres 2019 ein Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht beantragt werden, der keine Fehler aufweisen darf, damit die zeitnahe Zustellung an den Schuldner gewährleistet ist. Dazu gehört u.a. die exakte Bezeichnung der Forderung. Die Zustellung eines Mahnbescheides, mit dem ein Teilbetrag aus mehreren Einzelforderungen geltend gemacht wird, hemmt die Verjährung nicht, wenn eine genaue Aufschlüsselung der einzelnen Forderungen unterblieben ist und die Individualiserung erst nach Ablauf der Verjährungsfrist im anschließenden Klageverfahren nachgeholt wird.

Ein Verjährungsverzicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt seitens des Schuldners wäre möglich, um den Verlust der Forderung kurzfristig abzuwenden. Die Verjährung des Abspruchs lässt sich hierdurch weder verhindern noch hemmen. Durch einen zeitlich begrenzten Verjährungsverzicht wird nur die Befugnis des Schuldners, die Einrede der Verjährung zu erheben, für den vereinbarten Zeitraum ausgeschlossen.