Digitale Buchhaltung klingt für viele Unternehmer zunächst nach mehr Technik, mehr Bürokratie und noch mehr Arbeit. Dabei ist eigentlich das Gegenteil das Ziel: weniger Papier, weniger Suchen und weniger unnötige Handgriffe.
Ob Handwerksbetrieb, Freiberufler, Selbständiger, kleines Familienunternehmen oder Start-up: Jeder Unternehmer hat mit Rechnungen, Belegen, Zahlungen und Steuerunterlagen zu tun. Die Frage ist deshalb nicht, ob Buchhaltung anfällt, sondern wie einfach und übersichtlich sie im täglichen Geschäft erledigt werden kann.
Digitale Buchhaltung bedeutet dabei nicht, dass jeder Unternehmer zum Büroprofi werden muss. Sie soll sich vielmehr an den Betrieb anpassen – und nicht umgekehrt.
Was bedeutet „digitale Buchhaltung“ eigentlich?
Ganz einfach gesagt:
Die Buchhaltung wird nicht mehr überwiegend mit Papierordnern, Belegstapeln und manuellen Übertragungen erledigt, sondern mit digitalen Belegen und miteinander verbundenen Arbeitsabläufen.
Eine Rechnung kommt beispielsweise per E-Mail. Statt sie auszudrucken, abzuheften und später wieder herauszusuchen, wird sie digital gespeichert und für die Buchhaltung bereitgestellt.
Auch ein Papierbeleg vom Einkauf beim Baustoffhandel oder ein Tankbeleg kann digital erfasst werden.
Damit ist der erste wichtige Schritt gemacht:
Der Beleg geht nicht verloren und muss nicht mehr durch mehrere Hände und Ordner wandern.
Das ist aber erst der Anfang.
Vom einfachen Beleg bis zum Jahresabschluss
Stellen wir uns einen kleinen Handwerksbetrieb vor.
Der Unternehmer kauft Material, tankt das Firmenfahrzeug, schreibt Rechnungen an seine Kunden und bezahlt laufende Kosten. Am Monatsende liegen vielleicht 50, 100 oder noch mehr Belege vor.
In einer klassischen Papierbuchhaltung werden diese Belege gesammelt, sortiert und an das Buchhaltungsbüro oder den Steuerberater gegeben.
Bei einer digitalen Buchhaltung kann der Ablauf anders aussehen:
Beleg entsteht → Beleg wird digital erfasst → Beleg wird verarbeitet → Zahlung wird zugeordnet → Buchhaltung wird erstellt → Steuerdaten werden übermittelt → Jahresabschluss wird vorbereitet.
Der Unternehmer muss dabei nicht alle buchhalterischen Aufgaben selbst übernehmen.
Das ist ein wichtiger Punkt:
Digital bedeutet nicht: Der Unternehmer muss alles selbst buchen.
Digitale Buchhaltung kann vielmehr bedeuten, dass Unternehmer, Buchhaltungsbüro und Steuerberater mit denselben digitalen Unterlagen arbeiten können.
Was muss der Unternehmer konkret tun?
Die wichtigste Aufgabe des Unternehmers bleibt auch bei der digitalen Buchhaltung:
Er muss dafür sorgen, dass seine geschäftlichen Belege vollständig und zeitnah erfasst werden.
Das kann sehr einfach aussehen.
Eine Rechnung kommt per E-Mail?
→ Digital weiterleiten oder in das vereinbarte System einstellen.
Ein Papierbeleg vom Baumarkt?
→ Mit dem Smartphone fotografieren bzw. einscannen.
Eine Ausgangsrechnung an den Kunden?
→ Digital erstellen und speichern.
Eine Rechnung wurde bezahlt?
→ Die Bankbewegung kann – je nach eingesetztem System – digital mit der Rechnung zusammengeführt werden.
Damit wird aus vielen einzelnen Papieren ein nachvollziehbarer digitaler Vorgang.
Der Unternehmer muss deshalb nicht zum Buchhalter werden.
Er muss lediglich seinen Teil des Prozesses zuverlässig erledigen.
Und was ist mit dem klassischen Schuhkarton?
Der berühmte Schuhkarton voller Belege ist vielen Unternehmern bekannt.
Er funktioniert – zumindest irgendwie.
Das Problem entsteht meistens später:
- Ein Beleg fehlt.
- Eine Rechnung wird nicht gefunden.
- Eine Zahlung kann nicht zugeordnet werden.
- Eine Rechnung wurde doppelt erfasst.
- Die Unterlagen kommen verspätet in die Buchhaltung.
- Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung fehlen Informationen.
- Am Jahresende beginnt die große Suche.
Digitale Buchhaltung setzt genau hier an.
Der Beleg soll möglichst dort digital vorliegen, wo er später gebraucht wird.
Dadurch wird nicht nur Papier eingespart. Vor allem wird das lästige Suchen reduziert.
Auch der kleinste Betrieb kann davon profitieren
„Bei mir sind es doch nur ein paar Belege im Monat.“
Das hört man häufig.
Gerade dann kann ein einfacher digitaler Ablauf sinnvoll sein.
Denn digitale Buchhaltung lohnt sich nicht erst bei 1000 Rechnungen im Monat.
Ein Einzelunternehmer mit wenigen Eingangsrechnungen hat zwar weniger Belege – aber grundsätzlich dieselben Anforderungen:
Die Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar, vollständig und für die steuerliche Bearbeitung geeignet sein.
Ein kleiner Betrieb kann deshalb mit einem sehr einfachen System starten.
Es muss nicht sofort eine komplizierte Unternehmenssoftware angeschafft werden.
Entscheidend ist vielmehr, dass der Ablauf zum Unternehmen passt.
Was bringt die digitale Buchhaltung im Alltag?
Der größte Vorteil liegt nicht darin, dass ein Computer eine Buchung ausführen kann.
Der eigentliche Vorteil liegt darin, dass Arbeitsschritte miteinander verbunden werden können.
Weniger Papier
Rechnungen und Belege müssen nicht mehr zwingend in Papierordnern gesammelt werden.
Weniger Suchen
Ein digital abgelegter Beleg kann wesentlich schneller wiedergefunden werden.
Weniger doppelte Arbeit
Daten müssen nicht an mehreren Stellen manuell übertragen werden, wenn die eingesetzten Systeme sinnvoll miteinander verbunden sind.
Schnellere Informationen
Unternehmer und Berater können früher erkennen, wie sich Einnahmen, Kosten und Liquidität entwickeln.
Weniger Fehlerquellen
Wo Daten automatisch übernommen oder zugeordnet werden können, entfallen bestimmte manuelle Übertragungen.
Einfachere Zusammenarbeit
Unternehmer, Buchhaltungsbüro und Steuerberater können auf einer gemeinsamen digitalen Grundlage arbeiten.
Und genau das ist für viele kleinere Unternehmen besonders interessant:
Die Buchhaltung wird nicht zu einer zusätzlichen Aufgabe, sondern kann stärker in den normalen Geschäftsablauf integriert werden.
Was macht das Buchhaltungsbüro?
Das Buchhaltungsbüro kann viele Arbeiten übernehmen, die der Unternehmer nicht selbst erledigen möchte.
Je nach Vereinbarung können beispielsweise Belege geprüft, Buchungen verarbeitet, Konten abgestimmt und Auswertungen erstellt werden.
Der Unternehmer liefert die Informationen und Belege.
Das Buchhaltungsbüro verarbeitet diese Informationen.
So bleibt die Arbeitsteilung klar:
Der Unternehmer kümmert sich um sein Unternehmen. Das Buchhaltungsbüro kümmert sich um die vereinbarten Buchhaltungsaufgaben.
Digitale Prozesse erleichtern dabei die Zusammenarbeit, weil die Unterlagen nicht mehr zwingend persönlich, per Post oder in einem Ordner übergeben werden müssen.
Welche Aufgabe hat der Steuerberater?
Der Steuerberater kommt insbesondere dort ins Spiel, wo steuerliche Beurteilungen, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse erforderlich sind.
Aus der laufenden Buchhaltung entstehen die Grundlagen für beispielsweise:
- Umsatzsteuererklärungen und weitere Steuererklärungen,
- betriebswirtschaftliche Auswertungen,
- Einnahmen-Überschuss-Rechnungen,
- Jahresabschlüsse,
- steuerliche Beratung und
- die Kommunikation mit dem Finanzamt.
Je besser und vollständiger die laufenden Unterlagen sind, desto einfacher ist die spätere Erstellung der steuerlichen Unterlagen.
Der Jahresabschluss beginnt deshalb nicht erst im Dezember.
Er beginnt mit jedem einzelnen Beleg, der im Laufe des Jahres richtig und nachvollziehbar verarbeitet wird.
Und was hat das Finanzamt damit zu tun?
Am Ende des Prozesses steht auch die Finanzverwaltung.
Das Finanzamt benötigt die steuerlich relevanten Informationen des Unternehmens. Steuererklärungen werden heute weitgehend elektronisch übermittelt.
Auch Betriebsprüfungen können sich auf die digital geführten Buchhaltungsunterlagen beziehen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass der Unternehmer direkt mit komplizierten digitalen Verfahren des Finanzamts arbeiten muss.
Im normalen Ablauf übernimmt der Steuerberater – soweit beauftragt – die steuerlichen Übermittlungen und die Kommunikation.
Für den Unternehmer ist deshalb vor allem wichtig:
Die zugrunde liegenden Belege und Geschäftsvorgänge müssen vollständig, nachvollziehbar und ordnungsgemäß dokumentiert sein.
Digitale Buchhaltung heißt nicht „alles automatisch“
Hier liegt ein häufiges Missverständnis.
Digitale Buchhaltung bedeutet nicht, dass man eine Software einschaltet und anschließend nichts mehr tun muss.
Auch die beste Software kann nicht wissen, warum ein Unternehmer einen bestimmten Gegenstand gekauft hat, ob eine Ausgabe betrieblich veranlasst ist oder wie ein ungewöhnlicher Geschäftsvorgang steuerlich zu beurteilen ist.
Technik kann Arbeit erleichtern.
Die Verantwortung für die Geschäftsvorgänge und die notwendigen Informationen bleibt beim Unternehmer.
Deshalb ist eine gute Abstimmung zwischen Unternehmer, Buchhaltungsbüro und Steuerberater so wichtig.
Ein möglicher Ablauf in der Praxis
Ein einfacher digitaler Prozess kann beispielsweise so aussehen:
1. Der Beleg entsteht
Eine Rechnung kommt per E-Mail oder der Unternehmer erhält einen Papierbeleg.
2. Der Beleg wird digital erfasst
Papierbelege werden beispielsweise mit dem Smartphone eingescannt oder fotografiert. Digitale Rechnungen werden digital weiterverarbeitet.
3. Der Beleg wird bereitgestellt
Der Beleg landet im vereinbarten digitalen System.
4. Die Buchhaltung verarbeitet ihn
Das Buchhaltungsbüro oder der zuständige Mitarbeiter verarbeitet den Beleg.
5. Die Zahlung wird berücksichtigt
Die Bankbewegung kann – abhängig vom System – dem entsprechenden Beleg zugeordnet werden.
6. Die laufende Buchhaltung entsteht
Aus den einzelnen Geschäftsvorgängen entsteht die laufende Finanzbuchhaltung.
7. Steuerliche Meldungen werden erstellt
Auf Grundlage der Buchhaltung können die erforderlichen Steueranmeldungen und Steuererklärungen vorbereitet bzw. erstellt werden.
8. Am Jahresende steht der Abschluss
Die laufenden Daten bilden die Grundlage für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder den Jahresabschluss.
9. Das Finanzamt erhält die erforderlichen Daten
Die entsprechenden steuerlichen Unterlagen werden elektronisch übermittelt.
Aus vielen kleinen Vorgängen entsteht so Schritt für Schritt ein vollständiges Bild des Unternehmens.
Muss jetzt jeder Unternehmer alles digital machen?
Nein – zumindest sollte die Einführung nicht nach dem Motto erfolgen:
„Ab morgen ist alles digital, und Sie müssen sich darum kümmern.“
Sinnvoller ist ein schrittweiser Übergang.
Zuerst kann beispielsweise die Belegablage digitalisiert werden.
Danach können Rechnungen digital verarbeitet werden.
Anschließend lassen sich Bankbewegungen und weitere Abläufe einbinden.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von der Größe und Art des Unternehmens ab.
Ein Freiberufler mit wenigen Ausgangsrechnungen benötigt einen anderen Ablauf als ein Handwerksbetrieb mit vielen Eingangsrechnungen und mehreren Mitarbeitern.
Digitale Buchhaltung sollte zum Unternehmen passen – nicht das Unternehmen zur Software.
Was sollte ein Unternehmer jetzt tun?
Der erste Schritt muss nicht die Anschaffung einer neuen Software sein.
Viel wichtiger ist eine Bestandsaufnahme:
Wie läuft die Buchhaltung heute?
- Wo kommen meine Rechnungen an?
- Wo bewahre ich meine Belege auf?
- Wie gelangen die Belege zur Buchhaltung?
- Wie werden Ausgangsrechnungen erstellt?
- Wie werden Zahlungen zugeordnet?
- Wie schnell stehen die Buchhaltungsdaten zur Verfügung?
- Wer kümmert sich um die Umsatzsteuer?
- Wer erstellt die Steuererklärungen?
- Wer macht den Jahresabschluss?
- Was passiert, wenn das Finanzamt Fragen stellt oder eine Betriebsprüfung ankündigt?
Wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich viel leichter entscheiden, welche digitalen Schritte wirklich sinnvoll sind.
Digitalisierung muss nicht kompliziert sein
Gerade kleine Unternehmen haben oft keine eigene Buchhaltungsabteilung.
Der Unternehmer ist gleichzeitig Handwerker, Verkäufer, Einkäufer, Chef und Ansprechpartner für seine Kunden.
Da ist es verständlich, dass die Buchhaltung nicht auch noch zum Vollzeitjob werden soll.
Genau deshalb sollte digitale Buchhaltung Arbeit abnehmen und nicht neue Arbeit schaffen.
Ein guter digitaler Prozess kann dafür sorgen, dass ein Beleg einmal erfasst wird und anschließend an mehreren Stellen genutzt werden kann.
Das Ziel ist also nicht:
„Alles digital machen, weil es modern ist.“
Das Ziel ist:
„Die notwendigen Arbeiten so einfach, sicher und nachvollziehbar wie möglich erledigen.“
Vom Schuhkarton zum digitalen Ablauf
Vielleicht muss der Schuhkarton deshalb nicht sofort verschwinden.
Aber er kann kleiner werden.
Und aus dem kleinen Rest kann Schritt für Schritt ein klarer digitaler Prozess entstehen:
Beleg → Buchhaltung → Steuer → Jahresabschluss → Finanzamt
Dazwischen stehen Unternehmer, Buchhaltungsbüro und Steuerberater – jeweils mit klaren Aufgaben.
So wird digitale Buchhaltung zu dem, was sie eigentlich sein sollte:
kein Selbstzweck, keine zusätzliche Bürokratie und keine Technik um der Technik willen, sondern eine praktische Unterstützung im täglichen Unternehmensalltag.
Und das gilt nicht erst für den Mittelständler.
Auch der kleine Handwerksbetrieb, der Freiberufler, der Selbständige und das Start-up können davon profitieren.
Denn je früher die Belege ordentlich und einfach verarbeitet werden, desto weniger Arbeit entsteht später.
Digitale Buchhaltung beginnt deshalb nicht beim Jahresabschluss. Sie beginnt beim nächsten Beleg.
Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Die dargestellten Informationen können eine persönliche Beratung nicht ersetzen. Für die Beurteilung des jeweiligen Einzelfalls wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.