Der Wechsel von Computerzubehör – zum Beispiel ein Monitor – bedeutet immer, dass ein Anlagenzugang und ein Anlagenabgang zu erfassen sind.
Austausch von Computerzubehör – Anlagenzugang und Anlagenabgang buchen
Der Computer ist mit seinen Peripheriegeräten – zum Beispiel mit einem Monitor – ist kein einheitliches Wirtschaftsgut. Hierzu siehe: BFH Urteil vom 15.07.2010 – III R 70/08. Es ist durchaus möglich, jedes Peripheriegerät einer Computeranlage zu ersetzen bzw. mit einer anderen Anlage zu kombinieren.
Wenn ein Monitor oder Drucker defekt ist, lohnt sich meistens keine Reparatur der Gerätschaft. Der Unternehmer ersetzt dann den Monitor oder den Drucker durch ein Neugerät, aber niemals die gesamte EDV-Anlage. Den Buchwert des zu ersetzenden Wirtschaftsgutes bucht er als Anlagenabgang und mindert somit den Gewinn.
Wenn der Unternehmer die EDV-Anlage in einer Summe buchhalterisch erfasst hat, ermittelt er nachträglich den Anteil des Kaufpreises für den Monitor bzw. Drucker – ggf. auch durch eine Schätzung.
Hinweis: Verkürzte Nutzungsdauer seit 01.01.2021 möglich
Angeschaffte Wirtschaftsgüter sind regelmäßig über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Bis zum 31.12.2020 betrug diese Computer und Zubehör – soweit kein GWG – drei Jahre. Erst mit dem BMF-Schreiben vom 22.02.2022 – in Ergänzung zum Schreiben vom 26.02.2021 – wurde die Nutzungsdauer für digitale Wirtschaftsgüter auf ein Jahr verkürzt.
Die Neuregelung findet Anwendung für Wirtschaftsjahre – die nach dem 31.12.2020 enden. Ergänzend hierzu, darf die Vorschrift aber auch auf Wirtschaftsgüter angewandt werden, die in den Vorjahren angeschafft wurden und für die eine höhere Nutzungsdauer bisher als Ansatz genommen wurde.
Tipp für die Praxis: Eine vollständige Abschreibung ist möglich.
Die Finanzverwaltung macht in ihrem Schreiben deutlich, dass die Möglichkeit des Ansatzes einer kürzeren Nutzungsdauer grundsätzlich keine Sofortabschreibung darstellt. Es wird aber von der Verwaltung dennoch nicht beanstandet, wenn betroffene Wirtschaftsgüter im Jahr der Anschaffung bzw. Herstellung vollständig abgeschrieben werden.
Ist die Aufrüstung einer EDV-Anlage als Betriebsausgabe abziehbar?
Die Kosten für die Aufrüstung einer EDV-Anlage bzw. eines Personal-Computers (PC) werden den ursprünglichen Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes hinzuaddiert. Dies hat eine Erhöhung des Restbuchwertes zur Folge. Allerdings müsste man in diesem Fall den Buchwert des Computers um den Wert der ausgetauschten Zubehörteile – zum Beispiel Festplatte, Arbeitsspeicher – verringern. Das lässt sich in der Praxis allerdings kaum realisieren, da die Anschaffungskosten der einzelnen PC-Komponenten eher nicht bekannt sind. Der Preis
Der Preis für den Computer ist selten bzw. nie auf die einzelnen Komponenten aufgeteilt. In der Regel wird die Nutzungsdauer des Computers durch die Aufrüstung nicht verlängert. Dies dürfte nur ausnahmsweise der Fall sein, wenn mehrere Erweiterungskomponenten ausgetauscht bzw. ergänzend eingebaut werden.
Buchung bei Aufrüstung einer EDV-Anlage – eines Computers
Die Kosten der Aufrüstung eines Computers werden regelmäßig als sofort abziehbare Betriebsausgabe gebucht. Dabei sollte das Aufwandskonto – Wartungskosten für Hard- und Software – verwendet werden.
Seit dem 01.01.2021 hat sich die steuerliche Abschreibung für Computer geändert. Es kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden.
Computer, Notebook oder Tablet – der Normalfall ist die lineare Abschreibung über 3 Jahre – bis 31.12.2020. Mit Schreiben vom 26.02.2021 ermöglicht das Bundesfinanzministerium – BMF Schreiben vom 26.02.2021, IV C 3 – S 2190/21/10002: 013) die Nutzungsdauer von Computern, Tablett-PCs, Notebooks und Netbooks einschließlich aller Zubehörteile und Peripheriegeräte – wie zum Beispiel Drucker, Scanner etc. – mit 1 Jahr anzusetzen.
Die Bestimmungen des BMF-Schreiben aus 2021 hatten einige Fragen aufgeworfen. Die Finanzverwaltung hat hierauf mit der aktuellen Anpassung des BMF-Schreibens zum 22.02.2022 – BMF Schreiben vom 22.02.2022, IV C 3 – S 2190/21/10002 :025 – reagiert.
Die Regelungen des BMF-Schreibens sind anzuwenden auf Computerhardware – wie zum Beispiel Notebook, Tablet, Desktopcomputer – sowie für immaterielle Wirtschaftsgüter der Betriebs- und Anwendersoftware. Sie gelten für Gewinnermittlungen bei denen das Wirtschaftsjahr nach dem 31.12.2020 endet. Für Wirtschaftsgüter des Privatvermögens, welche für Zwecke zur Erzielung von Einkünften erworben und verwendet werden – wie zum Beispiel ein PC für die Tätigkeit im Homeoffice eines Steuerfachangestellten – gelten die Regelungen der Finanzverwaltung entsprechend.
Hinweis: Die Wirtschaftsgüter Hard- und Software für Computer – welche unter die Neuregelung ab 01.01.2021 fallen – sind in dem vorgenannten BMF-Schreiben abschließend aufgezählt.
Besonderheiten der Anwendung ab 2021
Grundsätzlich gilt die Neuregelung erst für nach dem 31.12.2020 endende Wirtschaftsjahre. Allerdings kann sie auch auf bereits in früheren Wirtschaftsjahren angeschaffte Wirtschaftsgüter angewandt werden, bei denen eine andere als die einjährige Nutzungsdauer zugrunde gelegt wurde.
Mit der aktuellen Ergänzung weist die Finanzverwaltung in Ihrem BMF-Schreiben darauf hin, dass die nach dem Schreiben berechtigten Wirtschaftsgüter der Hard- und Software für Computer grundsätzlich auch weiterhin den Regelungen des § 7 Abs. 1 EStG unterliegen. Das heißt, die dem Steuerpflichtigen mit dem BMF-Schreiben eingeräumte Möglichkeit steuerlich eine kürzere betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer anzusetzen, stellt
keine besondere Form der Abschreibung dar
beinhaltet auch kein Wahlrecht im Sinne des § 5 Abs. 1 EStG
ist keine neue Abrechnungsmethode
ermöglicht nicht die Sofortabschreibung des Wirtschaftsgutes
Wichtig: Die Finanzverwaltung weist aber auch daraufhin, dass nicht beanstandet wird, wenn im Jahr der Anschaffung oder Herstellung das Wirtschaftsgut in voller Höhe angeschrieben wird – abweichend zu § 7 Abs. 1 S. 4 EStG.
Regelungen zur Abschreibung für Computer bis zum 31.12.2020
Die in der nachfolgenden Übersicht dargestellten Regelungen zur Abschreibung von Hard- und Software für Computer gelten für das Handelsrecht und für das Steuerrecht bis zum 31.12.2020.
Möglichkeiten der Abschreibung für Computer, Notebook und Tablet
Gemäß der amtlichen Abschreibungstabelle für die allgemein verwendbaren Wirtschaftsgüter beträgt die Nutzungsdauer für Computer, Notebook und Co. bis zum 31.12.2020 einheitlich 3 Jahre. Der Normalfall ist also die lineare Abschreibung bis zum 31.12.2020 über 3 Jahre.
Diese Abschreibungsmöglichkeiten gab es bei Computer, Notebook und Tablets bis zum 31.12.2020:
Abschreibung
Nutzungsdauer (ND) / Abschreibungssatz
Bemerkungen
Lineare Abschreibung
ND 3 Jahre lineare Abschreibung = 33,3%
Zeitanteilig bei Anschaffung innerhalb eines Jahres
Leistungsabschreibung
de facto nicht anwendbar
Aufgrund der Nutzungsdauer von nur 3 Jahren nicht sinnvoll
Sonderabschreibung
20% zusätzlich zur linearen Abschreibung
Wirkt sich nur in den beiden ersten Jahren gewinnmindernd aus.
Ist nur anwendbar, wenn der Computer selbstständig nutzbar ist.
Pollabschreibung beim Sammelposten
Gleichmäßige Verteilung über 5 Jahre
Einstellung in den Sammelposten sollte möglichst vermieden werden.
Sonderabschreibung möglich
Unternehmer können die Sonderabschreibung gemäß § 7g Abs. 5 und 6 EStG i.H.v. 20% mit der linearen Abschreibung kombinieren, sofern sie die Voraussetzungen des § 7g Abs. 6 EStG erfüllen. D.h. – sie können während des Begünstigungszeitraums bis zu 20% zusätzlich zur linearen Abschreibung geltend machen.
Der Begünstigungszeitraum beträgt 5 Jahre. Da aber die Nutzungsdauer eines Computers 3 Jahre beträgt, können Unternehmer die zusätzlichen 20% de facto nur in den ersten beiden Jahren nutzen.
Wie wird ein Software – Update oder Releasewechsel richtig eingestuft und buchhalterisch erfasst?
Die Aktualisierung von Software erfolgt meist durch ein Update, Upgrade oder Releasewechsel. Hierdurch wird die vorhandene Software in seiner Gebrauchsfähigkeit verbessert oder um weitere Funktionen ergänzt. Hinsichtlich der buchhalterischen Behandlung sind nach IDW RS HFA 11.21 daher folgende Fälle zu unterscheiden.
Betriebsausgabe Carport für betrieblich genützte Fahrzeuge
Ein Carport als Unterstellmöglichkeit für PKWs, Fahrräder oder vielleicht auch LKWs ist dann als Betriebsausgabe steuerlich abzugsfähig, wenn es im Rahmen einer unternehmerischen Tätigkeit hergestellt wird und dem Betriebsvermögen zugeordnet werden kann.
Da ein Carport in der Regel mehr als 150 Euro – Grenze der sofort abziehbaren Betriebsausgaben – in der Herstellung kostet, kann die Herstellung eines Carports nicht als sofort abziehbare Betriebsausgabe geltend gemacht werden, sondern muss im Rahmen der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer über die jährliche Abschreibung für Abnutzung (AfA) gewinnmindernd erfasst werden.
Fehlerhafte Rechnungen – unter anderem bei Pflichtangaben – dürfen in den meisten Fällen berichtigt werden.
Es ist schon ärgerlich für den Steuerpflichtigen wenn eine fehlerhafte Rechnung – insbesondere durch falsche Pflichtangaben – nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht. In den meisten Fällen dürfen dann Rechnungen korrigiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Rechnungsaussteller die Rechnung korrigiert. Daher ist es auch erforderlich, dass sich beide Unternehmer verständigen, um einheitlich vorzugehen. Andernfalls riskiert der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug und der leistende Unternehmer bleibt zur Abgabe der Steuer trotzdem verpflichtet.
Die Rechnungslegung – worauf kommt es bei der Bezeichnung von gelieferten Produkten an? Worauf sollten Sie bei einer Rechnung beachten, damit Ihnen der Betriebsausgabe und der Vorsteuerabzug gewährleistet sind?
Mit Schreiben vom 01.12.2021 hat das BMF die Rechtsprechung des BFH zur Leistungsbeschreibung in einer Rechnung im Großen und Ganzen übernommen und den Anwendungserlass zum Umsatzsteuergesetz entsprechend geändert.
Hinweis: Bei teuren Produkten werden höhere Anforderungen an die Beschreibung in der Rechnungslegung gestellt.
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